Mobiliteitsbudget: 5 sleutelfasen voor een succesvolle invoering

Het Paasakkoord van de Arizona-regering bepaalde dat vanaf 1 januari 2026 alle Belgische bedrijven die bedrijfswagens aanbieden, hun medewerkers ook de mogelijkheid moeten geven om te kiezen voor een mobiliteitsbudget. Uiteindelijk wordt die verplichting uitgesteld (waarschijnlijk met enkele maanden), omdat nog een aantal beslissingen moeten genomen worden. Dat uitstel mag ondernemingen echter niet verleiden om het dossier in de koelkast te laten. Er is namelijk een grondige voorbereiding nodig. Dit zijn 5 hefbomen om de invoering te doen slagen.

Een mobiliteitsbudget invoeren is geen improvisatie. Werkgevers hebben nog steeds vrijheid om te bepalen hoe het systeem wordt toegepast, maar die vrijheid heeft alleen nut wanneer ze steunt op een goede basis. Het is belangrijk om duidelijke regels vast te leggen: voor wie is het systeem bedoeld, vanaf wanneer kan men aansluiten, welke functies eventueel worden uitgesloten. Een goed uitgewerkt beleid vermindert het risico op discussies en garandeert een uniforme toepassing binnen het bedrijf.

Het toegekende bedrag is geen nattevingerwerk. Het hangt rechtstreeks samen met het huidige autobeleid: type leasing, TCO, voertuigcategorieën per functie, ... Deze elementen zijn de basis om een eerlijk budget op te stellen. Bedrijven moeten ook rekening houden met indirecte effecten, zoals het wegvallen van bepaalde vergoedingen die aan de wagen gekoppeld zijn. Heldere interne communicatie is dus essentieel om misverstanden te vermijden.

Het mobiliteitsbudget steunt op 3 pijlers: een milieuvriendelijke wagen, zachte mobiliteitsalternatieven en, in laatste instantie, een cashuitkering. Elke optie heeft voordelen, maar ook administratieve aandachtspunten. De terugbetaling van een huurcontract of een abonnement voor openbaar vervoer vraagt bijvoorbeeld een nauwkeurige opvolging en moet aan strikte voorwaarden voldoen. Om het systeem beheersbaar te houden, moet er dus een evenwicht zijn tussen keuzevrijheid en eenvoud in de administratie.

De komst van dit nieuwe systeem verplicht bedrijven om bestaande flexibele verloningsplannen opnieuw te bekijken. Het mobiliteitsbudget mag niet botsen met een bestaand cafetariaplan. Bepaalde combinaties kunnen de fiscale voordelen doen verdwijnen, zoals fietsleasing buiten het mobiliteitsbudget. Alle mobiliteitsopties moeten daarom binnen 1 samenhangend kader vallen om consistentie en naleving te garanderen.

Een ander vaak onderschat aandachtspunt is het voldoen aan de wetgeving. Terugbetalingen moeten gecontroleerd worden. Om fouten en tijdrovende controles te vermijden, is het aangewezen om digitale tools te gebruiken die de controles automatiseren en de keuzes van medewerkers centraliseren.

Kortom, het mobiliteitsbudget is veel meer dan een extra vakje in het loonpakket. Het gaat om een fundamentele hervorming die het mobiliteitsbeheer binnen bedrijven verandert. Wanneer de invoering goed wordt voorbereid, kan het uitgroeien tot een strategisch voordeel, zowel op het vlak van duurzaamheid als employer branding.