Soluz.io: “Investeren in e-invoicing brengt het tienvoudige op.”

Bij veel bedrijven kan het stukken beter als het aankomt op het beheren van hun facturenstromen. En dan is er nog de hete adem van de Europese verplichting rond e-invoicing. Te weinig bedrijven voelen de druk, zeggen Wim Eraly van KBC en Olivier Smekens van Soluz.io.

Een beter beheer van facturenstromen, in die missie hebben Wim Eraly, Senior General Manager bij KBC Commercial Banking, en Olivier Smekens, CEO van Soluz.io, elkaar gevonden. Hun missie heeft bovendien een zekere urgentie gekregen door de deadline van 1 januari 2026. Dan treedt ook in ons land de Europese verplichting in werking om alle B2B-facturatie te laten verlopen via een gestandaardiseerd digitaal formaat. Te weinig bedrijven zijn zich bewust van die deadline, benadrukt Olivier Smekens, CEO van Soluz.io. ‘Uit recent onderzoek blijkt dat slechts 8 procent van de bedrijven al een oplossing heeft, of minstens weet welke oplossing ze zullen implementeren’, zegt hij. E-invoicing evangelisme staat voor Smekens dan ook centraal. Wim Eraly zet de zaken nog even op scherp. "2026 lijkt veraf, maar eigenlijk zijn dat nog maar een vierhonderdtal werkdagen om een complexe transformatie door te voeren."

Uiteraard levert KBC al veel langer diensten aan bedrijven om hen te helpen met het beheer van die financiële stromen. Dat gaat al een hele poos veel verder dan bijvoorbeeld kredietoplossingen aanreiken. “We bieden onze klanten ook oplossingen op het vlak van tooling”, aldus Eraly. “Als een klant een goede rapportering nodig heeft, refereren wij naar een partner. Als ze een goede forecasttool zoeken, kunnen wij hen voorthelpen op ons eigen platform.”
Kijken hoe bedrijven hun facturenstromen kunnen vereenvoudigen en digitaliseren, dat was de logische volgende stap. “We stelden vast dat veel bedrijven nog een pak efficiënter konden worden op dat vlak”, zegt Eraly. In 2019 ontstond vanuit die ambitie Soluz.io, een joint venture tussen KBC en het Mechelse Arco Information, dat rond documentenbeheer al heel wat ervaring had opgebouwd in de social-profitsector.
Met de kapitaalinbreng van KBC en de softwarecode van Arco Information bouwde Soluz.io haar e-invoicingoplossing en werd het gelanceerd. Vandaag maken zo’n 280 klanten er al gebruik van. Maar voor Eraly is de tijd nu aangebroken om Soluz.io met volle kracht op de markt los te laten, gebruikmakend van het distributienetwerk van KBC.

Die timing is niet toevallig gekozen. De deadline voor het volledig digitaliseren van B2B-facturenstromen nadert met rasse schreden, en veel bedrijven verkijken zich nog op de uitdaging. “We hebben het hier niet over het doormailen van een factuur in pdf”, benadrukt Smekens. “Dat is wel elektronisch factureren, maar vanaf 1 januari 2026 moeten die facturen volgens een gestandaardiseerd digitaal formaat gegoten worden en verstuurd worden. Dit zal gebeuren via het zogenaamde Peppol-netwerk via erkende access points. Dat vereist het structureren van financiële data op een manier die een fundamenteel andere aanpak vraagt.”

Uiteraard is Soluz.io niet de enige aanbieder van zulke oplossingen. Smekens maakt zich sterk dat zijn platform kan terugvallen op een aantal Unique Buying Reasons (“ik spreek niet graag over USP’s”). Een belangrijke is data veiligheid binnen een internationale context. En daar komt de kracht van de joint venture met KBC naar voren. “Door de veiligheidsvereisten waaraan KBC als bank moet voldoen, onder meer rond cybersecurity en KYC (Know Your Customer), durf ik zonder blozen te stellen dat wij een van de meest performante en veilige aanbieders zijn van oplossingen voor e-invoicing”, beklemtoont Smekens.

Omdat gebruikers van Soluz.io zich aanmelden via de systemen van KBC, is de correcte afhandeling – en de rechtsgeldigheid – meteen gegarandeerd. En vanaf dan kan ook de synergie van de samenwerking beginnen spelen. Dankzij de data over de facturenstromen – al kiest elke klant hoeveel en welke van die data hij deelt – kan KBC veel meer maatwerk aanbieden in onder meer factoring en andere financiële producten.

Maar de voornaamste kracht van KBC als partner van Soluz.io, is de stabiliteit die dat meebrengt. “Overstappen naar een e-invoicingplatform is geen beslissing die je zomaar eventjes neemt”, zegt Smekens. “Het vereist, zeker bij grotere bedrijven, een change project en een echte cultuurshift in verschillende departementen. Dan wil je niet na zes maanden opnieuw verplicht worden om over te schakelen omdat je het operationele risico nam om met een kleinere of instabiele speler in zee te gaan.”

De essentie van Soluz.io is het digitaal ontzorgen van de klanten, op weg naar een volledig goed gestructureerd e-invoicingproces. “Wij zorgen voor de ‘verpeppolisering’ van je facturen volgens de regels van alle betrokken landen”, legt Smekens uit. Op een digitale en efficiënte manier. Een niet te onderschatten bijkomende complicatie, zeker voor bedrijven die veel internationale facturen uitsturen of zien binnenkomen. “Europa heeft weliswaar bepaald dat bedrijven moeten overstappen naar e-invoicing voor B2B-facturen, maar alle lidstaten hebben nog heel wat autonomie in het bepalen volgens welke regels dat precies moet gebeuren. Dat kan leiden tot verschillen in datavereisten tussen de lidstaten. En daarin moeten we onze Belgische ondernemers helpen.”

Dat die hele oplossing 100 procent Belgisch fabricaat is, lijkt in dat hele verhaal triviaal. Toch is het dat voor Smekens niet. “We zijn trots op onze Belgische roots, ook al hebben we intussen al wat buitenlandse talenten aangetrokken”, zegt hij. Maar dat gaat niet over chauvinisme. “Het maakt dat wij letterlijk de taal van onze klanten spreken. Als een factuur uit pakweg Portugal, inderdaad in het Portugees, terugkomt omdat iets niet helemaal in orde is, kunnen wij de informatie die dan terugkomt meteen vlot vertalen en zorgen voor een snelle en efficiënte afhandeling van het probleem.”
En wat met bedrijven die zich zorgen maken over de kostprijs van die gedwongen overstap naar e-invoicing? Eraly en Smekens erkennen dat het een transitie is die een investering zal vragen. Maar alles komt weer uit op het terugverdieneffect van een efficiënt beheer van je facturenstromen. “Ik maak me sterk dat je een tienvoud van die investering terugverdient dankzij de optimalisatie van je facturen”, besluit Smekens.