Comment organiser au mieux le travail administratif de mon entreprise?

Comment organiser au mieux le travail administratif de mon entreprise?

Vous entendez organiser la paperasse dans votre entreprise le plus clairement possible. Quelle est la meilleure approche? Suivez-nous, nous nous faisons un plaisir de vous guider.

Tout commence par un bon classement

Un système d'archivage optimal s'impose pour les documents importants. Pas uniquement parce que vous voulez conserver une vue d'ensemble. La loi vous oblige aussi à conserver vos documents officiels un certain temps. Peur de vous voir imposer une montagne de paperasse? Il existe différentes façons pour réduire tous ces documents au minimum. La numérisation, par exemple. Vous conservez une vue d'ensemble en permanence, sans avoir forcément des centaines de chemises et de classeurs dans vos armoires. Doccle est l'outil qu'il vous faut: vous traitez et vous gérez tous vos documents importants.

Une structure efficiente s'impose, que vous gériez vos tâches administratives de façon numérique ou manuelle. Découvrez ci-dessous comment ventiler votre volet administratif.

Vos achats et frais

Factures d'achat? Demandes d'offres? Autres documents éventuels? Intégrez dans un classeur numérique ou physique tous les documents d'achat et frais exposés.

  • Achats de marchandises
  • Frais des bâtiments
  • Frais généraux administratifs
  • Frais de personnel
  • Frais de représentation
  • Machines, matériel et véhicules de société
  • Taxes et assurances
  • Frais d'entretien et de réparation
  • Carburant
  • Avis de paiement, pour les cotisations sociales par exemple

Vous avez conservé toute une série de tickets de parking et de restaurant? Collez-les sur une feuille, par type de frais et par mois, de manière à obtenir une vue d'ensemble pratique. Ajoutez-y éventuellement le décompte Visa. 

Vos ventes

Nous vous conseillons de trier vos documents de vente par date. Lorsque vous établissez une facture, vous lui attribuez une date et un numéro. Les dates et les numéros de vos factures sont parfaitement synchronisés si vous avez établi vos factures conformément aux règles.

Vous exploitez un commerce physique et vous utilisez des terminaux de paiement? Le logiciel fourni avec l'appareil vous permet d'avoir un aperçu pratique à portée de main en permanence. De toutes vos transactions, sans exception.

Vos formulaires bancaires et vos données de paiement

La pile de documents bancaires peut vite grimper, elle aussi. Chez KBC, vous bénéficiez des avantages d'une administration simplifiée. KBC-Online for Business vous offre même la possibilité de demander des informations détaillées sur les opérations des 10 dernières années. Et ce pour tous vos comptes, distinction faite entre les opérations privées et professionnelles.

Vous versez vos transactions dans un rapport en quelques étapes, selon un certain nombre de critères de sélection. Mieux encore: reliez votre logiciel de comptabilité à cet outil et vous maîtriserez votre volet administratif d'autant plus rapidement. Saviez-vous que vous pouviez aussi gérer facilement toutes ces infocomptes sur appareils mobiles? Pratique!

Vos déclarations fiscales

TVA

 

  • Copie de la déclaration mentionnant le début de votre activité d'indépendant
  • Confirmation de votre activation à la TVA
  • Correspondance avec l'administration de la TVA
  • Vos déclarations TVA et vos listings TVA introduits
  • Le journal des achats et des ventes et le journal des recettes
  • Extraits de compte de l'administration de la TVA

Impôts

Avant toutes choses: triez vos documents fiscaux par année civile. Vous avez une société? Dans ce cas, faites la distinction entre votre déclaration à l'impôt des personnes physiques et votre déclaration à l'impôt des sociétés. Joignez systématiquement les documents ci-dessous à votre classeur numérique ou physique «impôts».

  • Copie de la déclaration et des annexes
  • Calculs de votre consultant fiscal
  • Avis d'imposition avec la feuille de calcul
  • Preuves des versements anticipés
  • Attestations remises chaque année par : 
  •  
    • Le fonds d'assurance sociale pour indépendants
    • Votre banque (intérêts payés et amortissements du capital)
    • Votre compagnie d'assurances (primes payées, assurances vie et épargne-pension)
    • Des centres d'accueil pour enfants le cas échéant
    • Une société de transports publics si d'application
  • Fiches de salaires : les vôtres, celles du mandataire et celles de vos collaborateurs; y compris ceux qui bénéficient d'un revenu de remplacement
  • Fiches de paiement du pécule de vacances
  • Attestations de dons éventuels
  • Avertissements - extraits de rôle en matière de précompte immobilier (taxes foncières)
  • Aperçu du loyer perçu + identité du locataire
  • Documents légaux de votre société

Votre personnel

Vous travaillez avec du personnel fixe ou des ouvriers saisonniers? Dans ce cas, veillez à tenir à jour les documents suivants :

  • Document d'affiliation en tant qu'employeur
  • Contrats registre du personnel/registre des présences
  • Règlement de travail
  • Correspondance avec le secrétariat social

Vos documents légaux et vos formulaires officiels

Actes d'achat, permis ou tableaux d'amortissement? Documents de votre assurance entreprise? Rassemblez tous ces documents et établissez une distinction entre contrats, prêts, assurances et documents environnementaux.

Contrats

  • Actes d'achat et actes hypothécaires
  • Contrats de vente et de location
  • Contrats de reprise
  • Permis
  • Diplômes
  • Numéro d'inscription à la BCE

Prêts

  • Actes de prêts et/ou financements
  • Copie des cautions reçues ou données
  • Correspondance avec la société de financement
  • Tableaux d'amortissement

Conseil : classez les attestations annuelles dans la catégorie «déclarations fiscales».

Assurances

Conseil : ne conservez que les documents des polices les plus récentes

  • Assurance incendie
  • Police d'entreprise
  • Assurance auto
  • Assurance vie
  • Police familiale
  • Épargne-pension (PCLI)
  • Assurances spécifiques au secteur

Documents environnementaux

La majeure partie des entreprises sont confrontées à un train d'obligations légales en matière d'environnement. Veillez donc à conserver les formulaires suivants :

  • Déclaration des emballages utilisés
  • Déclaration pour le captage des eaux souterraines et la pollution des eaux de surface
  • Rapport annuel du coordinateur environnemental
  • Attestations de contrôle
  • Mention des déchets d'entreprise produits
  • Permis d’environnement
  • Rapports de mesures des émissions et contrôles de citernes
  • Rapports de reconnaissance d'orientation du sol

Tracasseries administratives?

Vous estimez qu'il est difficile d'avoir un aperçu complet de l'administration de votre entreprise? Sachez que vous n'êtes jamais seul. KBC vous propose toute une série d'outils vous permettant de mettre de l'ordre dans votre administration. N'hésitez pas à vous adresser à un Agent entreprise KBC pour de plus amples informations.

Cette page est-elle utile pour vous? Oui Non