Comment réduire au maximum ma montagne de papiers?

Comment réduire au maximum ma montagne de papiers?

Contrats, factures, offres… L’entrepreneuriat implique beaucoup de paperasse. La laisser s’entasser est une éventualité. Mais mieux vaut la réduire efficacement.

Faites un tour d’horizon de votre processus administratif

Analysez de manière détaillée le traitement de votre administration. Notez les différentes étapes de votre processus et faites un examen critique des flux. Y a-t-il des points faibles? Y a-t-il des doubles emplois? Optimisez chaque étape du processus afin de gagner du temps et de gérer au mieux votre montagne de papiers.

Apprenez et numérisez

Essayez de découvrir la cause des éventuels points faibles. Certains entrepreneurs considèrent le travail administratif comme quelque chose que l'on peut faire à la va-vite. Pourtant, il exige toute votre concentration. Prévoyez donc des moments précis lors desquels vous traitez votre administration. 

Structurez et systématisez votre administration. Vous en profiterez, tout comme vos collaborateurs. Il serait aussi bon d’optimiser votre flux administratif au moyen d’outils numériques. Vous aurez ainsi moins de documents à imprimer, ce qui réduira automatiquement votre montagne de papiers. Ces outils vous permettront en plus d’avoir une meilleure vue de votre administration, sans parler des classeurs et de l’espace dans vos armoires que vous économiserez. Certains documents doivent toutefois être conservés pendant une longue période. 

Comment s’y prendre?

Contrôler la situation

Un meilleur aperçu de tous vos documents ? En tant que client KBC, vous pouvez utiliser Doccle, un système électronique gratuit de gestion de documents qui est très convivial. Il y a aussi Zoomit, un outil de KBC-Online for Business. Gérer votre administration financière n’a jamais été aussi facile. 

PME et petits indépendants

Certains entrepreneurs font appel à des tiers. De cette façon, ils peuvent mieux se concentrer sur leur core business. Prenez par exemple l’administration des salaires. Rares sont les petites et moyennes entreprises qui emploient des collaborateurs spécialisés en la matière. Elles se tournent par exemple vers un secrétariat social ou un collaborateur indépendant.

Pour information, l’UCM vous aide à optimiser votre administration dans le cadre de son parcours d’accompagnement des nouveaux entrepreneurs. 

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