Combien de temps dois-je conserver les documents officiels et autres papiers administratifs ?

Als onderneming moet je officiële documenten en administratie enkele jaren bijhouden om onderzoek en controle te vergemakkelijken.

Combien de temps dois-je conserver les documents officiels et autres papiers administratifs ?

Als onderneming moet je officiële documenten en administratie enkele jaren bijhouden om onderzoek en controle te vergemakkelijken.

La loi oblige les entreprises à archiver et à conserver les documents officiels pendant une période déterminée.

Quels documents conserver et pendant combien de temps ?

Vous trouverez toutes les informations spécifiques un peu plus loin mais sachez d'ores et déjà qu'il vaut mieux miser sur la sécurité. En d'autres termes: conservez tous les documents officiels que vous pouvez pendant dix ans. Connaître le délai de conservation précis de chaque type de document est parfaitement inutile. Il n'existe qu'une seule exception à la règle des dix ans, qui concerne les documents relatifs aux biens immeubles. La loi vous oblige à conserver ces documents pendant 15 ans.

Nous tenons néanmoins à vous donner l'aperçu correct des différents délais de conservation:

  • Documents et livres relatifs à la comptabilité : 10 ans. Sachez toutefois que vous pouvez détruire vos documents de comptabilité internes qui n'ont rien à avoir avec vos clients après 3 ans.
  • Documents TVA : 7 ans, à compter du 1er janvier qui suit la clôture d'un exercice, ou du 1er janvier qui suit la transcription des documents.
  • Documents relatifs aux biens immobiliers : 15 ans. Ce délai de conservation est obligatoire dans la mesure où la période de révision pour la déduction de la TVA a été fixée à quinze ans.
  • Documents nécessaires pour déterminer votre revenu imposable en tant qu'entrepreneur: 5 ans. Le délai commence à courir une fois l'année fiscale écoulée. Tous les documents produits pendant cette année doivent être conservés pendant 5 ans. Il n'est donc pas question de compter en mois.
  • Documents de la société (p. ex. les procès-verbaux et les rapports): cinq ans également.
  • Documents sociaux: 5 ans. Il convient toutefois de faire une distinction au sein de cette catégorie, en fonction du type de document. Certains documents doivent être conservés pendant les 5 années qui suivent la clôture de l'exercice tandis que pour d'autres, le délai peut commencer à courir à partir de la fin du mois de rédaction du document. Ceci dit, le plus facile est de conserver le tout pendant 5 ans à compter de la clôture de l'exercice.

Exception importante

Les documents qui se révèlent pertinents dans le cadre de certaines procédures doivent être conservés jusqu'à la fin de la procédure en question. Il peut s'agir d'une faillite ou d'un dossier judiciaire.

Exemple : Imaginez que vous soyez la victime d'un fraudeur et que l'affaire traîne en justice pendant plusieurs années. Il est essentiel que vous conserviez tous les documents pertinents.

Facilitez-vous la vie

Ne compliquez pas les choses : conservez tous vos documents pendant 10 ans. En tant qu'entrepreneur, vous n'avez pas le temps de reprendre vos archives tous les x mois pour vérifier ce que vous pouvez détruire ou non. Rassemblez tous vos documents au même endroit et conservez-les pendant dix ans. Vous éviterez ainsi tout problème.
Soyez particulièrement vigilants avec les documents concernant vos biens immobiliers. Vous êtes tenus de les conserver pendant 15 ans!

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Michiel Verhamme
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