Puis-je faire payer mes clients par domiciliation (automatique)?

Optez pour la domiciliation européenne et faites en sorte que les paiements de vos clients s'effectuent automatiquement. Vous réduisez non seulement vos tâches administratives, mais également celles de votre client.

Puis-je faire payer mes clients par domiciliation (automatique)?

Optez pour la domiciliation européenne et faites en sorte que les paiements de vos clients s'effectuent automatiquement. Vous réduisez non seulement vos tâches administratives, mais également celles de votre client.

En tant qu'entrepreneur, vous êtes souvent amené à suivre vos factures impayées. Et vous êtes tenu de rappeler à vos clients de régler ces factures ouvertes en temps voulu. Pour éviter ce travail supplémentaire ou les factures payées tardivement - par le client -, vous pouvez faire payer vos clients par le biais de la domiciliation européenne. Le montant à payer est débité de leur compte automatiquement et arrive sur le vôtre en temps utile.

Payé automatiquement grâce à la domiciliation européenne

La domiciliation européenne vous permet d'automatiser l'encaissement des paiements. Pratique, pour les paiements récurrents de vos clients (p. ex. mensuels ou trimestriels). Depuis 2014, vous utilisez pour ce faire la domiciliation européenne, que vous pouvez conclure avec des clients belges et internationaux (au sein de la zone SEPA).

Procédure de lancement de la domiciliation européenne

Vous êtes tenu de suivre un certain nombre d'étapes pour pouvoir entamer la domiciliation européenne. Ces étapes sont expliquées dans la procédure «Lancement de la domiciliation européenne». 

Création de mandats

signer mandat

Comme vous le verrez dans la procédure, vous êtes tenu de conclure un mandat unique avec votre client pour chaque paiement. Ce mandat contient l'accord conclu entre vous et votre client pour encaisser systématiquement le montant dû par le biais de la domiciliation européenne.

Il existe deux types de mandats:

  • Domiciliation européenne CORE: ce contrat est valable pour tous vos clients débiteurs, qu'il s'agisse de particuliers ou d'entreprises. S'agissant de ce mandat, le client a la possibilité de refuser le paiement jusqu'à huit semaines après l'encaissement. Découvrez l'exemple du contrat de mandat de Domiciliation européenne CORE.

Une fois le mandat signé, le client vous donne l'autorisation de faire virer le montant de la facture automatiquement sur votre compte. Le client ne doit donc plus vous virer le montant manuellement. Vous pouvez maintenant introduire la domiciliation européenne.

Introduction de la domiciliation européenne

Votre banque traite les paiements sur votre propre initiative

fichier de prélèvement

L'initiative d'être payé vous revient toujours (le créancier). Vous remettez un fichier à votre banque («fichier d'encaissement» ou «fichier de prélèvement») sur lequel vous indiquez le montant requis et la date d'exécution souhaitée.

La banque encaisse le montant dû auprès du client à la date choisie et crédite ensuite votre compte d'affaires de ce même montant. Le paiement s'effectue rapidement et facilement, sans le moindre souci.

Le fichier d'encaissement doit être établi au format XML. Si vous utilisez votre propre logiciel, sachez que KBC vous offre la possibilité de tester les fichiers. Pour être certain que votre fichier pourra être lu par la banque. Vous pouvez également vous servir du testeur XML. Ce testeur ne vérifie pas le caractère correct ou non du contenu du fichier.

Si vous ne disposez pas de logiciel pour créer des fichiers en XML, sachez que KBC vous offre une solution dans KBC-Online for Business.

Que faire si la domiciliation européenne (encaissement) n'a pas été exécutée?

Diverses raisons peuvent expliquer la non-exécution d'un encaissement. Par exemple le fait que le compte de votre client ne soit pas suffisamment approvisionné, ou que le fichier d'encaissement que vous avez remis à votre banque comporte une erreur. Dans ce cas, votre banque vous communique, en votre qualité de créancier, la raison de la non-exécution (également appelée «transaction R») sous la forme d'un «code motif».

Vous avez des questions concernant des raisons de non-exécution bien précises? Un code motif particulier ne vous apparaît pas tout à fait clair? Dans ce cas, n'hésitez pas à demander un complément d'information à l'aide du fichier Excel suivant (Transactions R Sepa Direct Debits (SDD)): Vérification des domiciliations européennes impayées

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