Faites payer vos clients par domiciliation

Faites payer vos clients par domiciliation

✓ Utilisez la domiciliation européenne et faites en sorte que vos clients paient automatiquement

✓ Moins de travail administratif pour vous

✓ Moins de travail administratif pour votre client

En tant qu'entrepreneur, vous êtes souvent amené à suivre vos factures impayées. Cela peut parfois prendre beaucoup de temps pour obtenir de vos clients qu'ils paient leurs factures échues à temps. Invitez-les à utiliser la domiciliation européenne : cela vous permettra d'éviter les factures payées tardivement et vous aurez moins de travail. L'argent est automatiquement prélevé de leur compte et vous le recevez à temps.

Payé automatiquement grâce à la domiciliation européenne

La domiciliation européenne vous permet d'automatiser l'encaissement des paiements. Pratique, pour les paiements récurrents de vos clients (p. ex. mensuels ou trimestriels). Depuis 2014, vous utilisez pour ce faire la domiciliation européenne, que vous pouvez conclure avec des clients belges et internationaux (au sein de la zone SEPA).

Procédure de lancement de la domiciliation européenne

Vous êtes tenu de suivre un certain nombre d'étapes pour pouvoir entamer la domiciliation européenne. Ces étapes sont expliquées dans la procédure «Lancement de la domiciliation européenne». 

Création de mandats

signer mandat

Comme vous le voyez dans la procédure ci-dessus, pour un flux de paiement, vous devez conclure un mandat unique avec votre client. Ce mandat contient l'accord conclu entre vous et votre client pour encaisser systématiquement le montant dû par le biais d'une domiciliation européenne.

Il existe deux types de mandats :

Domiciliation européenne CORE: ce contrat est valable pour tous vos clients débiteurs, qu'il s'agisse de particuliers ou d'entreprises. S'agissant de ce mandat, le client a la possibilité de refuser le paiement jusqu'à huit semaines après l'encaissement. Vous trouverez un exemple sur le site Internet de la Banque nationale de Belgique. Vous n'êtes pas tenu d'utiliser ce document mais il contient toutes les informations requises et peut vous aider à établir vos propres mandats.

Domiciliation européenne B2B: le mandat B2B est réservé aux clients débiteurs opérant sous la forme d'une société. Ce mandat ne permet pas au client de refuser le paiement après l'encaissement. Vous trouverez un exemple sur le site Internet de la Banque nationale de Belgique. Vous n'êtes pas tenu d'utiliser ce document mais il contient toutes les informations requises et peut vous aider à établir vos propres mandats.

En signant le mandat, votre client vous autorise à faire transférer automatiquement le montant de la facture vers votre compte. Il n'a donc plus besoin de s'en charger lui-même. Pour savoir comment introduire une domiciliation européenne, consultez la section ci-dessous.

Introduction de la domiciliation européenne

Vous introduisez une domiciliation européenne CORE ou B2B pour la première fois ? Découvrez tout ce que vous devez savoir dans la brochure SDD.

Votre banque traite les paiements sur votre propre initiative

fichier de prélèvement

L'initiative d'être payé vous revient toujours (le créancier). Vous remettez un fichier à votre banque («fichier d'encaissement» ou «fichier de prélèvement») sur lequel vous indiquez le montant requis et la date d'exécution souhaitée.

La banque encaisse le montant dû auprès du client à la date choisie et crédite ensuite votre compte d'affaires de ce même montant. Le paiement s'effectue rapidement et facilement, sans le moindre souci.

Le fichier d'encaissement doit être établi au format XML. Si vous utilisez votre propre logiciel, sachez que KBC vous offre la possibilité de tester les fichiers. Pour être certain que votre fichier pourra être lu par la banque. Vous pouvez également vous servir du testeur XML. Ce testeur ne vérifie pas le caractère correct ou non du contenu du fichier.

Si vous ne disposez pas de logiciel pour créer des fichiers en XML, sachez que KBC vous offre une solution dans KBC-Online for Business.

Que faire si la domiciliation européenne (encaissement) n'a pas été exécutée?

Diverses raisons peuvent expliquer la non-exécution d'un encaissement. Par exemple le fait que le compte de votre client ne soit pas suffisamment approvisionné, ou que le fichier d'encaissement que vous avez remis à votre banque comporte une erreur. Dans ce cas, votre banque vous communique, en votre qualité de créancier, la raison de la non-exécution (également appelée «transaction R») sous la forme d'un «code motif».

Vous avez des questions concernant des raisons de non-exécution bien précises? Un code motif particulier ne vous apparaît pas tout à fait clair? Dans ce cas, n'hésitez pas à demander un complément d'information à l'aide du fichier Excel suivant (Transactions R Sepa Direct Debits (SDD)): Vérification des domiciliations européennes impayées

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