Nouvelles conditions assurance groupe

Aperçu des modifications au contenu

Nouvelles conditions assurance groupe

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Vous avez choisi de souscrire une assurance groupe pour vos travailleurs salariés?

Vu l'importance grandissante des pensions complémentaires, il s'agit indéniablement d'un choix judicieux. La législation en la matière est en outre de plus en plus stricte. Le 1er décembre 2017, les conditions générales et particulières de l'assurance groupe pour les salariés vont donc changer.

Pourquoi de nouvelles conditions?

Les autorités réclament entre autres que les travailleurs salariés bénéficient d'une plus grande transparence au niveau des informations relatives à leur assurance groupe. Comme c'est le cas avec une fiche de salaire, les travailleurs doivent pouvoir consulter ce que leur employeur a constitué pour eux. C'est maintenant possible via www.mypension.be. Nous devons donc adapter les conditions générales de notre assurance groupe à cette nouvelle législation.

Nous avons également décidé de profiter de cette occasion pour optimiser certains points.

Qu’est-ce qui change exactement à partir de decembre 2017?

Accent sur la lisibilité et la transparence

Accent sur la lisibilité et la transparence, avec un nouveau style et une nouvelle structure


La structure et le style des conditions générales ont été entièrement revus pour vous offrir davantage de lisibilité, à l'affilié comme à vous, l'employeur:

  • Les conditions commencent à présent par un mot d'explication, pour vous guider à travers les différentes parties d'un contrat d'assurance groupe. Nous citons également, de manière transparente, les droits et devoirs de chaque partie.  Les membres de votre personnel auront par la même occasion une meilleure idée de l'avantage que vous leur offrez.
  • Nous prévoyons un ensemble distinct de conditions générales pour les plans à contributions définies (DC) et les plans but à atteindre (DB), pour mieux mettre en avant les particularités des deux types de contrats, qu'elles soient mieux compréhensibles pour le lecteur.

Changements de la loi

Changement du moment du paiement

La principale modification légale est le changement du moment du paiement.

• Le moment du paiement de la pension complémentaire n'est plus la date d’expiration contractuelle, mais le moment du départ à la retraite légale du collaborateur affilié. La date sera donc différente pour chacun.
• Le législateur demande également que dorénavant, la date d’expiration contractuelle soit définie comme l'âge du départ à la retraite.
• L'âge du départ à la retraite devient donc la date d’expiration du contrat, pour tous les affiliés. Les âges les plus fréquents pour le départ sont 60 et 65 ans. Cet âge à la retraite est utilisé dans le calcul de pronostics, par exemple le calcul de la prestation attendue à la date d’expiration.

Exemple:

Imaginons que l'âge de la retraite indiqué dans le contrat soit de 65 ans ; trois situations peuvent se présenter:

a) Le travailleur prend sa retraite légale avant 65 ans

Imaginons que votre salarié prenne sa retraite anticipée (par exemple à 62 ans): l'affiliation est arrêtée, et la réserve est déjà payée à ce moment. Le travailleur recevra donc sa pension complémentaire plus tôt que l'âge de la retraite indiqué dans le contrat.

b) Le travailleur prend sa retraite légale à 65 ans

L'affiliation est arrêtée et la réserve payée. La pension complémentaire est donc versée à l'âge de la retraite indiqué dans le contrat.

c) Le travailleur ne prend sa retraite légale qu'après 65 ans

L'affiliation est prolongée jusqu'à l'âge où le travailleur prend sa retraite légale (par exemple 67 ans). Attention: cette prolongation est un nouveau risque à accepter, et c'est le taux d'intérêt en vigueur à ce moment qui est appliqué.

Plans but à atteindre : modification de l'application de l'occupation à temps partiel

Une formule "but à atteindre" comporte, par défaut, une fraction de carrière. Comment prendre en compte une occupation à temps partiel dans cette formule "but à atteindre"?

Jusqu'à présent, nous prenions en compte contractuellement une occupation à temps partiel via une fraction d'occupation, que nous ajoutons à la formule "but à atteindre" avec fraction de carrière.

Voici comment cela fonctionne:

  • La prestation acquise ainsi que le capital cible à la date d’expiration sont calculés comme si l'intéressé travaillait à plein temps. Dans le numérateur de la fraction de carrière, nous indiquons donc chaque année à temps partiel comme une année à temps plein.
  • Le résultat ainsi obtenu est multiplié par une fraction d'occupation. Le numérateur de cette fraction correspond à l'occupation (à temps partiel) réellement prestée pour le passé. Pour le temps de service futur, nous partons de la dernière occupation connue pour le calcul du capital cible à la date d’expiration. Le dénominateur de cette fraction correspond au temps, sur une base de temps plein, entre la date de l'entrée en service et la date d'expiration du contrat.

        • Voici un exemple concret:
        o Cible : 1* rémunération annuelle * n/30 * n1/n2 où
          ⚰  n/30 = fraction de carrière comme si le travailleur à temps partiel était à temps plein, avec pour dénominateur la carrière totale écrêtée à 30
          ⚰  n1/n2 = fraction d'occupation avec
                          • n1 = occupation à temps partiel entre l'entrée en service et la date d'expiration
                          • n2 = années (comptées comme à temps plein) entre l'entrée en service et la date d'expiration, non écrêtées
        o Le travailleur entre en service à 25 ans et aura 65 ans à la date d’expiration, soit 40 années de service.
        o Il travaille à mi-temps pendant 20 ans
        o Calcul du capital cible à 45 ans:
           1*rémunération annuelle à 45 ans * 20/30 * 10/40

Récemment, l'autorité de contrôle FSMA a publié une interprétation claire du traitement de l'occupation à temps partiel dans un plan "but à atteindre". Une occupation à temps partiel doit être immédiatement prise en compte dans le numérateur de la fraction de carrière dans la formule "but à atteindre".

Prenons le même exemple:

            o But : 1* rémunération annuelle *n/30.
            o Le travailleur entre en service à 25 ans et aura 65 ans à la date d’expiration, soit 40 années de service.
            o Il travaille à mi-temps pendant 20 ans
            o Calcul du but à 45 ans:
               1*rémunération annuelle à 45 ans * 10/30

À partir du 1er décembre 2017, ou de l'échéance principale suivante de votre contrat si cette dernière est postérieure, le calcul du capital cible en cas d'occupation à temps partiel sera adapté à l'actuelle interprétation imposée par la législation.

Nouveau texte dans les conditions particulières

Pour les affiliés qui travaillent ou ont travaillé à temps partiel, la période de travail à temps partiel est comptabilisée au pro rata en fonction du pourcentage d'occupation à temps partiel pendant cette période.

Le versement de votre prime coïncidera avec le paiement des salaires

Versement mensuel de la prime à la fin du mois

Pourquoi un paiement mensuel de la prime désormais?

KBC ne prévoit plus que des paiements mensuels de la prime, par analogie avec le salaire que vous payez aussi mensuellement aux membres de votre personnel. Vous êtes ainsi sûr(e) de payer une prime et un salaire corrects pour les travailleurs qui sont en service, et aussi longtemps qu'ils sont en service.

Une prime annuelle doit être versée anticipativement. Si un membre du personnel quitte votre société en cours d'année, la prime lui reste entièrement acquise, KBC ne pourra pas vous faire de remboursement partiel.

Avec un paiement mensuel de la prime, vous êtes donc certain(e) que vos paiements sont bien corrects pour vos collaborateurs, tant qu'ils sont en service chez vous.

Exemple

Vous payez, à chaque affilié, une prime annuelle de 1 200 euros, due à chaque échéance principale du 1er janvier.

Que se passera-t-il si le membre du personnel a quitté votre société le 1er juillet?

La prime de 1 200 euros reste entièrement acquise au collaborateur A. Il n'y a pas de remboursement de 600 euros, soit la moitié de la prime. Mais vous avez payé la prime complète pour des prestations qui se sont arrêtées au 1er juillet.

Et si vous payez la prime mensuellement?

Vous payez 100 euros dans la période de janvier à juin compris. À partir du mois de juillet, vous ne payez plus de prime pour le travailleur A. Il recevra donc 600 euros, ce qui correspond à la période qu'il a activement prestée.

Imaginez que vous signaliez tardivement le départ de A et que vous ayez déjà payé la prime de juillet. Nous vous remboursons la prime au décompte suivant : elle n'est pas acquise au travailleur, et sera donc remboursée.

En pratique:

Tous les contrats avec fréquence de paiement de la prime autre que mensuelle seront convertis en paiement mensuel à la prochaine échéance principale suivant l'entrée en vigueur des nouvelles conditions.  Si vous versez actuellement votre prime trimestriellement, semestriellement ou annuellement, KBC vous fera passer au versement mensuel à partir de la date d'adaptation annuelle suivant le 01-12-2017.

Vous trouverez le texte suivant dans les conditions particulières:

Si la fréquence de versement de la prime est déjà mensuelle actuellement, la clause suivante est maintenue:

La date d'adaptation annuelle est le <date>.

La prime annuelle et la taxe d'assurance qui la grève sont dues en douze parts égales. L'échéance mensuelle pour chaque tranche de la prime annuelle correspond au dernier jour calendrier du mois concerné. L'échéance est la date ultime à laquelle la prime doit être versée sur le compte de l'assureur.

Les primes et la taxe d'assurance sont dues jusqu'au premier jour du mois qui suit l'âge contractuel du départ à la retraite ou le départ de l’affilié.

Si la fréquence de paiement de la prime n'est pas mensuelle aujourd'hui, cette clause deviendra:

La date d'adaptation annuelle est le <date>.

Les primes et la taxe d'assurance doivent être versées chaque année/semestre/trimestre à l’assureur par le preneur d'assurance et ce, au début de chaque période d'assurance.    

À partir de la prochaine date d'adaptation annuelle, le <x-y->2018 (ou le 01-12-2017 si la date d'adaptation est décembre), une nouvelle fréquence de versement sera applicable:
La prime totale est due en douze parts égales. L'échéance mensuelle pour chaque tranche de la prime annuelle correspond au dernier jour calendrier du mois concerné. L'échéance est la date ultime à laquelle la prime doit être versée sur le compte de l'assureur.

Les primes et la taxe d'assurance sont dues jusqu'au premier jour du mois qui suit l'âge contractuel du départ à la retraite ou le départ de l’affilié.

Le paiement par domiciliation n'est pas obligatoire, mais conseillé, parce que cet élément du salaire aussi doit être payé à temps. Demandez donc votre domiciliation à temps à KBC!

Pourquoi à la fin du mois?

À partir de l'échéance principale suivant le 01-12-2017, la prime est due le dernier jour du mois plutôt que le premier jour du mois, comme les salaires. Ainsi, vous pouvez déclarer à temps toutes les modifications qui peuvent avoir un effet sur la prime, et nous pouvons en tenir compte.

La prime est un salaire. Elle doit donc être versée correctement et en temps utile. Pour nous assurer que ce droit des affiliés soit bien respecté, nous prévoyons le paiement de la prime à la fin du mois. Vous aurez ainsi non seulement plus de temps pour nous signaler les changements au niveau des affiliés, mais vous ne devrez aussi les transmettre qu'au moment où vous les connaissez tous.

Aujourd'hui, vous devez encore signaler les changements plus d'un mois au préalable pour obtenir une prime correcte, ce qui n'est pas toujours réaliste.

En pratique

  • Vous payez par domiciliation? La date à laquelle la domiciliation est exécutée change aussi, pour passer à la fin du mois. Cette date figure aussi sur la facture.
  • Nous passons des accords mutuels clairs. En tant qu'employeur, vous devez d'une part transmettre à temps et correctement tous les changements, pour que nous puissions vous envoyer une facture correcte. KBC doit ensuite, de son côté, traiter ces changements correctement et dans les plus brefs délais. Nous indiquons clairement dans la "checklist administrative" quelles échéances vous comme nous devons respecter.

Comment voir ceci dans les conditions générales?

Clause 3.2. Prime et échéances

Article 15

Le résultat du calcul de la prime stipulé dans les Conditions particulières est exprimé sous forme d'une prime annuelle.

La prime annuelle est calculée pour chaque date d’adaptation annuelle sur la base du montant de la garantie auquel chaque affilié a droit à cette date.

La prime annuelle est payable en 12 tranches identiques. L'échéance mensuelle pour chaque tranche correspond au dernier jour calendrier du mois concerné. L'échéance est la date ultime à laquelle la prime doit être versée sur le compte de l'assureur.

La prime due pour un affilié est adaptée si le montant de la garantie est modifié à la date d’adaptation individuelle à la suite d'un remaniement intermédiaire du calcul. Dans ce cas, la prime due à partir du mois au cours duquel tombe la date d’adaptation individuelle est modifiée en conséquence.

Description claire de vos obligations et de celles de KBC

Responsabilités équilibrées

Principe : respecter les droits de l'affilié

Les nouvelles conditions décrivent plus clairement les obligations de l'employeur et celles de KBC Assurances. Les droits des affiliés sont essentiels. Vous, l'employeur, et nous, l'assureur, veillons ensemble à ce que les affiliés reçoivent ce à quoi ils ont contractuellement droit. Nous pensons par exemple ici à l'affiliation à temps de tous ceux qui relèvent de la catégorie de l'assurance groupe, au calcul de la prime sur la base du salaire ou du pourcentage d'occupation réels, à bien inclure toutes les personnes qui relèvent de la catégorie de l'assurance groupe, ...

Quelles sont les obligations de l'employeur?

Vous, l'employeur, disposez des données en matière de personnel dont nous avons besoin pour gérer correctement l'assurance groupe. Vous devez donc nous transmettre correctement et à temps les changements dans vos effectifs (entrées, modification du pourcentage d'occupation, ...). Nous voulons bien entendu vous y aider. Voilà pourquoi nous avons résumé l'essentiel noir sur blanc dans la brochure "checklist administrative".

Si vous ne respectez pas cette obligation, vous portez la responsabilité des dommages qui peuvent en découler, et des éventuels frais de travail supplémentaire pour KBC.

Si vous entravez structurellement l'exécution correcte de l'assurance groupe parce que vous ne transmettez pas les informations requises, ou incorrectement, KBC ne pourra que mettre fin à la gestion. Il peut s'agir de la non affiliation régulière de membres du personnel qui ont contractuellement droit à l'assurance groupe concernée, à la non transmission régulière des modifications de salaires, ...

Clause 1.1 Information communiquée par le preneur d'assurance

Article 3

En plus de devoir être correcte et complète, l'information doit être communiquée dans les délais et, de surcroît, d'une manière ne permettant pas de porter atteinte au respect de la vie privée des parties impliquées.

Le preneur d'assurance est responsable des conséquences qui découleraient de toute information imprécise, incomplète, inexacte ou tardive. L'assureur n'est pas responsable des dommages éventuels que cela pourrait entraîner. En cas de préjudice, l'assureur peut se retourner contre le preneur d'assurance. Ainsi les frais dont l'assureur serait redevable pourraient-ils être répercutés sur le preneur d'assurance.

Clause 5.1 Fin du contrat d'assurance groupe

Article 34

L'assureur a le droit de résilier le contrat d'assurance groupe si le preneur d'assurance ne respecte pas ses engagements. Les formalités, délais et conséquences sont les mêmes que dans le cas d'une résiliation par le preneur d'assurance. 

Quelles sont les obligations de KBC en tant qu'assureur?

Bien entendu, KBC a une responsabilité tout aussi importante. Nous devons traiter correctement et dans les délais les informations que vous nous communiquez. Si nous ne respectons pas nos obligations, nous portons la responsabilité des dommages subis.

Bien entendu, vous avez toujours le droit, en tant que preneur d'assurance, de résilier l'assurance groupe chez KBC.

Clause 1.3 Information communiquée par l'assureur

Article 7

• L'assureur fait en sorte que les informations fournies soient traitées correctement et en temps utile aux fins de l'exécution de l'assurance groupe.

• Comme le stipulent les conditions générales, les conditions particulières et la loi, l'assureur fait en sorte que le preneur d'assurance, les affiliés, les bénéficiaires et les organismes publics impliqués disposent en temps utile de l'intégralité des informations dont chacun d'eux a besoin pour l'exécution de l'assurance groupe.

• L’assureur est responsable des conséquences découlant de la communication d'informations imprécises, incomplètes, inexactes ou tardives. Le preneur d'assurance n'est pas responsable des préjudices que cela pourrait entraîner. En cas de préjudice, le preneur d'assurance, l'affilié ou les bénéficiaires lésés peuvent se retourner contre l'assureur.

Et si vous avez une demande hors des obligations contractuelles de KBC?

Avec ce contrat, vous pouvez compter sur un service correct et fiable, qui englobe toute la gestion administrative normale.

Mais si vous avez une demande qui sort de cette gestion administrative normale, KBC pourra facturer pour cela des frais supplémentaires. KBC vous annonce toujours le montant de ces frais au préalable, pour que vous puissiez choisir de nous confier ou non cette demande supplémentaire en connaissance de cause.

Clause 3.7 Fondements techniques

Article 21

L'assureur a le droit d'imputer des frais supplémentaires pour couvrir les dépenses particulières occasionnées par le preneur d'assurance, l'affilié ou le bénéficiaire. Ces frais sont portés en compte d'une manière raisonnable et justifiée. Cela implique notamment que l'intéressé en soit informé au préalable, pour lui permettre d'évaluer ces frais.

Exemple

Vous demandez un bilan intermédiaire des réserves acquises et de la garantie minimum par affilié, pour savoir s'il s'y trouve d'éventuels déficits. KBC ne transmet cet aperçu qu'une fois par an, comme le prévoit la gestion normale. Si vous souhaitez un bilan supplémentaire, nous devrons vous facturer des frais spécifiques pour cela.

Éléments internationaux

KBC Assurances gère l'assurance groupe suivant le droit belge, rien de nouveau. Dans une assurance groupe, des affiliés ou bénéficiaires peuvent amener des éléments internationaux, si cet affilié ou bénéficiaire réside à l'étranger, par exemple. KBC va naturellement affilier chaque membre du personnel qui a droit à l'assurance groupe. Il n'y a dès lors pas de limitations au niveau d'affiliés étrangers. Toutefois, les frais supplémentaires consentis pour la prise de connaissance ou l'exécution du droit étranger sont à la charge de l'employeur. Cette clarification contractuelle est également reprise distinctement dans les conditions.

Clause 7.2 Dispositions relatives aux aspects internationaux

Article 47

• Ce contrat d'assurance groupe est exécuté par l'assureur conformément aux dispositions de la législation belge applicables aux pensions complémentaires en général et aux assurances groupe en particulier. Dans les relations qui unissent le preneur d'assurance et l'affilié, il est possible que certains éléments, comme le choix du droit applicable, les caractéristiques de l'emploi ou le domicile, engendrent l'application totale ou partielle d'autres législations.

• Si cette situation devait avoir des conséquences directes ou indirectes pour l'assureur, il incomberait au preneur d'assurance de dresser la liste des règles dérogatoires et de prier l'assureur de modifier les conventions. Les frais et tarifs convenus dans le cadre de l'assurance groupe ne tiennent aucun compte des conséquences que peut avoir l'application d'autres législations. Compte tenu de l'importance et de la nature de ces conséquences, l'assureur peut procéder à une modification unilatérale du contrat, voire à sa résiliation.

• Tous les litiges entre parties relatifs à ce contrat sont de la compétence des tribunaux belges.

Gestion distincte des réserves constituées que les travailleurs amènent d'un ancien employeur

Structure d'accueil prévue de manière standard dans chaque contrat

Le législateur prévoit qu'un affilié peut transférer son épargne d'assurance groupe chez un employeur précédent dans le plan de pension de son nouvel employeur. Pour que ces épargnes puissent être gérées distinctement sans lien avec votre assurance groupe, nous prévoyons par défaut une structure d'accueil. Les assurances groupe précédentes y seront gérées séparément.

Lorsqu'un travailleur vient se joindre à vos effectifs, il a l'option supplémentaire de transférer son épargne vers cette structure d'accueil. Le choix de chaque travailleur à la sortie dépend de ses préférences personnelles. Élément important dans la décision: les intérêts applicables pour les différentes options possibles.

Aujourd'hui, la structure d'accueil est ajoutée par défaut à chaque contrat d'assurance groupe via une clause distincte dans les conditions générales, que nous ajoutons. Les conditions particulières citent le taux d'intérêt en vigueur, le même que pour les nouveaux virements dans votre assurance groupe.

Clauses conditions générales

Partie 3 Structure d'accueil

Article 1

À la présente assurance groupe est liée une structure d'accueil exclusivement destinée à la gestion des réserves éventuellement transférées par les affiliés. Sont gérées dans la structure d'accueil, les réserves :

  • des affiliés qui transfèrent les réserves issues d'un engagement de pension souscrit par un précédent employeur;
  • des affiliés qui, après avoir quitté le service du preneur d'assurance, transfèrent leurs réserves dans cette structure.

À part ces réserves transférées, aucune autre prime ne peut être versée dans la structure d'accueil.

Article 2

Cette structure d'accueil a pour but de constituer, au profit des affiliés, une pension complémentaire qui s'inscrira en sus de la pension légale. Pour ce faire, les réserves transférées précitées sont intégrées dans des comptes individuels et bénéficient du taux d'intérêt contractuel en vigueur. La valeur d'un tel compte porte le nom de réserve.

Comme exposé ci-après, l'affilié percevra, lors de son départ à la retraite légale, la réserve constituée à cette date. Si toutefois l'affilié vient à décéder avant son départ à la retraite légale, la réserve constituée au moment de son décès est payée à.

Article 3

L'assureur garantit un taux d'intérêt pour la réserve intégrée dans le compte individuel. Ce taux d'intérêt est également appliqué à ce compte individuel.

Le taux d'intérêt est applicable à chaque réserve reçue à compter du premier jour ouvrable qui suit la date à laquelle l'assureur l'a perçue, jusqu'à l'âge de la retraite qui est prévu dans le contrat à la date à laquelle la réserve est reçue. Le taux d'intérêt applicable à chaque réserve reçue est le taux d'intérêt en vigueur à la date de la réception de cette réserve.

L'âge de la retraite en vigueur pour la structure d'accueil est précisé dans les conditions particulières. L'assureur peut modifier unilatéralement l'âge de la retraite en cours de contrat, sur la base des règles générales régissant l'âge légal du départ à la retraite. 

Si l'affilié ne prend pas sa retraite légale à l'âge de la retraite prévu dans le contrat et que l'âge de la retraite est de ce fait ajourné, l'intérêt applicable à la réserve constituée à partir de cette date sera de nouveau déterminé.

Le taux d’intérêt applicable à la prise d'effet de cette garantie est précisé dans les conditions particulières. Pendant la durée de la garantie, l’assureur peut néanmoins revoir le taux d’intérêt, en fonction des taux du marché et des dispositions légales. L'assureur communique dans ce cas au preneur d'assurance le nouveau taux d'intérêt ainsi que la date à partir de laquelle il s’appliquera aux primes futures.

Clauses conditions particulières

Structure d'accueil

Pour la structure d'accueil liée à cette assurance groupe, le taux d'intérêt applicable au 01-12-2017 est de 0,75% ; l'âge contractuel du départ à la retraite est le premier jour du mois qui suit le mois au cours duquel l'affilié atteint l'âge de 65 ans.

Il n'y a pas d'autres choix possibles pour l'affilié dans le cadre de la structure d'accueil.

Réserve reçue

Si, avant le 01-12-2017, l'affilié transfère une réserve constituée dans le cadre d'une autre activité professionnelle ou d'une activité professionnelle antérieure, cette réserve reçue est reprise dans cette assurance groupe. 

Qu'attendons-nous de vous?

Dès réception des documents présentant les nouvelles conditions, merci de signer ceux-ci et de nous les retourner.

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