Hoe minimaliseer ik mijn papierberg?

Hoe minimaliseer ik mijn papierberg?

Contracten, facturen, offertes… Bij ondernemerschap komt flink wat papierwerk kijken. De paperassen op een stapeltje bewaren is een mogelijkheid. Beter is het om je papierberg op efficiënte wijze te minimaliseren.

Breng je administratief proces in kaart

Maak een grondige analyse van de manier waarop je administratie wordt verwerkt. Noteer de verschillende stappen van het proces en bekijk de flow kritisch. Zijn er punten waar het hapert? Wordt er soms dubbel werk gedaan? Optimaliseer elke stap in het proces om zo tijd te winnen en de papierberg zo efficiënt mogelijk aan te pakken.

Leer en digitaliseer

Probeer de oorzaak van eventuele gebreken bloot te leggen. Sommige ondernemers denken dat administratief werk “iets tussendoor” is. Terwijl het net volledige concentratie vereist. Daarom: plan vaste momenten in waarop je je administratie verwerkt. 

Creëer de nodige structuur en systematiek in je administratie. Zowel jij als je medewerkers halen daar voordelen uit. Het kan een slim idee zijn om je administratieve flow te optimaliseren met digitale hulpmiddelen. Zo hoef je minder papieren af te drukken, en slinkt de berg automatisch. Dergelijke tools bieden je ook een beter inzicht in je administratie. En dan hebben we het nog niet gehad over de mappen en kastruimte die je bespaart. Er zijn nu eenmaal bepaalde documenten die je een lange tijd moet bijhouden. 

Hoe pak je het concreet aan?

Het heft in eigen handen

Beter zicht op al je documenten? Als KBC-klant kun je vrijwel onmiddellijk aan de slag met Doccle, een gratis elektronisch systeem voor documentenbeheer. Ook is er Zoomit, een tool binnen KBC-Online for Business. Je financiële administratie beheren was nog nooit zo eenvoudig. 

Kmo’s en kleine zelfstandigen

Er zijn ondernemers die een beroep doen op externe partijen. Op die manier kunnen ze zich beter focussen op hun core business. Neem nu zaken zoals loonadministratie. Kleine en middelgrote odernemingen hebben hiervoor vaak geen gespecialiseerde medewerkers in dienst. Dus schakelen de hulp van bijvoorbeeld een sociaal secretariaat in, of die van een freelance medewerker.

Tip: met haar begeleidingstraject voor startende ondernemers helpt UNIZO je bij het optimaliseren va je administratie. 

Is deze pagina nuttig voor jou? Ja Neen