Wat met de privacy van je onlineklanten?

6 stappen voor het omgaan met persoonsgegevens

Wat met de privacy van je onlineklanten?

6 stappen voor het omgaan met persoonsgegevens

Bij de verkoop van producten en diensten via je webshop is het een must om ook administratief de zaken bij te houden, bijvoorbeeld voor de afhandeling van orders, het bijwerken van de stock en het voeren van een goede boekhouding. Daarbij houd je ook een aantal gegevens van je klanten bij, bijvoorbeeld de naam, contactgegevens en het leveringsadres. Die gegevens worden beschouwd als persoonsgegevens en hun verwerking is wettelijk geregeld.

Hieronder vind je 6 belangrijke aandachtspunten bij de verwerking van de gegevens van je klanten.

1. Zet een duidelijk doel voorop

Volgens het Belgische privacyrecht mag je alleen gegevens verwerken in het kader van een vooraf bepaald doel. Heb je de persoonlijke gegevens van je klanten uitsluitend nodig om een levering uit te voeren? Of wil je je klanten eveneens op de hoogte houden van toekomstige acties en promoties? Misschien wil je de verzamelde gegevens ook doorgeven aan je commerciële partners? Zet dus een duidelijk doel voorop voor het verzamelen van de klantgegevens.

2. Geef je klanten voldoende informatie

Welke doelstellingen je ook vooropstelt, informeer je klanten duidelijk over hoe je hun gegevens zult gebruiken. Zodra je het vooropgestelde doel bereikt hebt, moeten die gegevens ook verwijderd worden. Om de gegevens van je klanten zo transparant mogelijk te verzamelen en te gebruiken, doe je er goed aan je klanten dus voldoende informatie mee te geven daarover.

Wettelijk ben je verplicht om je onlineklant minstens informatie te geven over:

  • je identiteit als verantwoordelijke, je adres en contactgegevens
  • de doeleinden waarvoor je de gegevens zult gebruiken
  • de rechten van de klant bij de verwerking van zijn gegevens: recht op verzet, op toegang en verbetering van de eigen gegevens
  • het beantwoorden van vragen en verzoeken
  • voor zover relevant: derden aan wie je de gegevens wilt doorgeven en specifieke informatie over het gebruik voor direct marketing en de mogelijkheid tot kosteloos verzet ertegen

Een degelijk opgestelde privacy policy is het ideale instrument om te voldoen aan die informatieverplichtingen. Voeg dus altijd een privacy policy toe aan je webshop. Opgelet: je bent daarbij ook verplicht om aangifte te doen van je gegevensverwerking bij de Belgische Privacycommissie.

Tijdens het hele webshopbezoek verzamel je klantgegevens via cookies. Ook voor het gebruik van die gegevens volg je het best de richtlijnen.

Andries Hofkens, advocaat bij Sirius Legal

3. Vraag de uitdrukkelijke toestemming van je klanten

De uitvoering van een overeenkomst is in principe voldoende om klantgegevens te mogen verwerken. Maar om elke mogelijke discussie te vermijden, vraag je het best toestemming aan de klant. Bepaalde handelingen of doelstellingen zijn namelijk alleen toegelaten als je toestemming van de betrokkene hebt, bijvoorbeeld de doorgifte aan derden en het gebruik voor direct marketing.

Het aspect toestemming kan ondervangen worden door het gebruik van lege aanvinkhokjes die individueel overeenkomen met een akkoord met de algemene verkoopsvoorwaarden, met de privacy policy en eventueel met het gebruik van direct marketing.

4. Denk aan cookies

Cookies zijn data die, tijdens het bezoek van een klant aan jouw webshop, door de server en browser opgeslagen worden. Die cookies kunnen dan later, bij een nieuw bezoek van de klant aan je webshop, ingezet worden. Met andere woorden: aan de hand van cookies leer je de klant beter kennen, je verzamelt surfgegevens en kunt daarop inspelen. Ook over het gebruik van die cookies moet je de bezoeker van je webshop voldoende informeren. Hoewel de cookiewetgeving niet uniform wordt nageleefd, zet je het best een waarschuwing op je website bij het eerste gebruik door de bezoeker. Die waarschuwing bevat dan een link naar de cookievoorwaarden, die je ook mee in de privacy policy kunt opnemen.

Communiceer voldoende, maar word geen spammer.

Andries Hofkens, advocaat bij Sirius Legal

5. Vermijd het versturen van spam

Het versturen van ongevraagde commerciële boodschappen is verboden. Maar je mag je klanten wel op de hoogte houden van nieuwe acties en promoties voor gelijkaardige producten en diensten. Je moet in dat geval de contactgegevens bij de klanten zelf verzameld hebben en je moet de klanten de mogelijkheid bieden zich gemakkelijk te verzetten tegen verdere commerciële boodschappen. Of beter gezegd: je klant moet zich makkelijk kunnen uitschrijven uit digitale nieuwsbrieven of boodschappen via mail. Dat kan eenvoudig met een ‘unsubscribe’-knop. Ontdek meer over de regelgeving inzake direct marketing op de website van de Privacycommissie.

6. Nieuwe wetgeving op komst

De privacywetgeving staat op het punt gewijzigd te worden. Het ontwerp van Europese Verordening is definitief, wordt binnenkort aangenomen en treedt vermoedelijk in werking in de lente van 2018. De Verordening zal uniform van toepassing zijn in de Europese Unie en bevat belangrijke wijzigingen in de manier waarop persoonsgegevens mogen worden verwerkt. Enerzijds worden de administratieve verplichtingen voor verantwoordelijken vereenvoudigd. Anderzijds krijgen de betrokkenen meer bescherming en garanties voor hun rechten en belangen. Ondanks de inwerkingtreding in 2018, raden we je nu al aan om de nodige maatregelen te nemen om de nieuwe regels te implementeren.

Voor meer informatie over privacy, surf naar www.siriuslegal.be en binnenkort ook naar www.privacyverordening.be.

Is deze pagina nuttig voor jou? Ja Neen

Storesquare, de e-marktplaats voor lokale handelaars

Storesquare, de e-marktplaats voor lokale handelaars

Storesquare helpt je met je start in de e-commerce. Zo blijft je winkel op elk uur van elke dag open!

Blog: Een winkel? Ik heb er twee: offline én online!

Blog: Een winkel? Ik heb er twee: offline én online!

Paul Bruyndonckx

Toen het jongste kindje van Suzy De Peuter en haar man Frederic Ingelaer naar school begon te gaan, wou Suzy een actieve bezigheid naast haar taken als huisvrouw. Eén van haar kinderen heeft een allergie en verdraagt geen overblijfselen van chemicaliën in voeding. Vandaar het idee van Suzy om zelf een biowinkeltje te openen, genaamd ‘Olleke Bolleke’.

Blog: Eén showroom, en verder online verkoop

Blog: Eén showroom, en verder online verkoop

Zorg voor minder administratie, minder stock, een betere service en meer klanten, net als Mimi Baby.

Hoe moet je pakjes verzenden?

Hoe moet je pakjes verzenden?

Lever je thuis, via een afhaalpunt of pakjesautomaat? De juiste levermethode zorgt voor een tevreden klant.