KBC MoveSmart: veelgestelde vragen

Voor de Mobility Manager

KBC MoveSmart: veelgestelde vragen

Voor de Mobility Manager

Ben je Mobility Manager en heb je vragen over het gebruik van KBC MoveSmart? De veelgestelde vragen hieronder helpen je op weg. 
Vind je niet onmiddellijk het antwoord op je vraag? Je contactpersoon helpt je graag verder.

Snel meer info:

KBC MoveSmart algemeen

Ik zie mijn vloot niet. Wat nu?

Kijk na of je bent ingelogd via de link voor Fleet Managers "https://autolease.kbc-group.com/movesmart/app/mobility-manager" en niet via de link voor bestuurders "https://autolease.kbc-group.com/movesmart/app/mobility-user".
Dat kun je op twee manieren:

  • In je URL moet je in de tekst "mobility-manager" zien staan, en niet "mobility-user".
  • Op de linkerkant van je scherm moet je 7 icoontjes zien staan, en niet 3 icoontjes.

Waar vind ik mijn rapporten terug?

Je vindt je beschikbare rapporten terug door in de linkerkolom van het scherm het icoon "Documenten" aan te klikken.
Verder kun je in de schermen "Gebruikers", "Offertes", "Bestellingen" en "Contracten" via de knop "Exporteren" je overzichten exporteren naar excel of csv.

Ik ben mijn wachtwoord vergeten. Wat nu?

Ga naar het aanmeldscherm en klik onderaan op "Wachtwoord vergeten?". Vul dan nogmaals je e-mailadres in en klik op "Wachtwoord herstellen". Je ontvangt dan een mail met een tijdelijk wachtwoord waarmee je opnieuw kunt aanmelden.

Hoe wijzig ik mijn wachtwoord?

In het aanmeldscherm ga je rechts bovenaan naar "Profiel". Klik erop en dan zie je opnieuw rechts bovenaan een knop met "Wachtwoord wijzigen". Daarmee kun je je wachtwoord aanpassen.
Belangrijk: het wachtwoord bestaat het best uit 8 karakters, waarvan één cijfer en één hoofdletter. Het mag geen gegevens van de gebruiker bevatten, dus geen voornaam, naam, geboortedatum of de naam van je bedrijf gebruiken.

Hoe gebruiken je medewerkers de extra dienst 'MoveSmart' in KBC Mobile?

Om toegang te krijgen tot de handige extra dienst MoveSmart in KBC Mobile moeten je bestuurders geactiveerd zijn in de webtoepassing KBC MoveSmart (voor pc en tablet). Ontdek meer in onze handleiding.

 

Offertes en bestellingen

Ik kan niet e-signen. Wat kan ik doen?

Check eerst of je gsm-nummer correct is ingegeven, want KBC MoveSmart gebruikt dat om te e-signen. Klik daarvoor op het icoon "profiel" rechtsboven. In het detailscherm kun je dan je gsm-nummer zien en indien nodig wijzigen.
Neem in geval van foutmeldingen contact op met je contactpersoon bij KBC Autolease.

Waarom moet ik een offerte goedkeuren? En hoe doe ik dat?

Als je je offerte helemaal hebt opgemaakt en opgeslagen, en dit is de wagen die je wilt bestellen, dan kun je die via de knop "Goedkeuren" links onderaan naar je vlootverantwoordelijke doorsturen. Hij/zij zal dan nog een laatste check doen vooraleer je wagen of fiets te bestellen.
Wil je je offerte echter annuleren? Dan klik je op de knop "Verwijderen".

Waarom moet ik een dealerofferte opladen? En hoe doe ik dat?

Het is belangrijk dat we voor jou de juiste wagen met de juiste prijs en kortingen bestellen. Zodat je niet voor onaangename verrassingen komt te staan als je je wagen gaat afhalen. Daarom is het belangrijk dat we bij KBC Autolease altijd je dealerofferte kunnen nakijken. En dus moet je altijd een dealerofferte opladen in KBC MoveSmart.
Hoe? Je laadt je dealerofferte op in het scherm "Accessoires en kortingen", onderaan in het deel "Kortingen". Let erop dat je altijd een van de toegelaten bestandstypes gebruikt (PDF, JPG, PNG).
Lukt het opladen niet? Neem dan contact op met je contactpersoon bij KBC Autolease.

Kan ik een eenmalige bijdrage doen? En hoe doe ik dat?

Je kunt toch een wagen nemen die boven je budget zit door als werknemer een eenmalige bijdrage te doen. Let wel, dat kan alleen wanneer je werkgever dat ook toelaat in zijn mobiliteitsplan.
Hoe? Wanneer je het budget overschrijdt, verschijnt het bedrag per maand dat je boven budget zit. Druk op het potloodje eronder om tot de eenmalige bijdrage te komen. Zoniet kan je offerte niet gevalideerd worden. Weet ook dat als de prijs in TCO staat, dan is de berekening van je eenmalige bijdrage ook in TCO.

Ik vind de wagen van mijn keuze niet terug voor mijn offerte?

Vind je de wagen van je keuze niet terug in de getoonde lijst, dan kan dat twee oorzaken hebben:
ofwel is deze wagen niet toegelaten volgens het mobiliteitsplan van je werkgever, ofwel is het een zeer nieuw model waarvan we nog niet alle gegevens ontvangen hebben om een volledige offerte op te maken.

Ik vind een optie of pack niet

In KBC MoveSmart worden enkel de opties en packs getoond die complementair zijn met een bepaald model. Als er in je dealerofferte toch een optie of pack worden getoond dat je niet kunt selecteren in KBC MoveSmart, neem dan contact op met je contactpersoon bij KBC Autolease.

Welke kortingen mag ik aanklikken?

KBC MoveSmart houdt automatisch rekening met de standaard klantenkorting van je werkgever, daar hoef je niets extra voor te doen.
Regelmatig zijn er bij sommige modellen kortingen en promo's bij de packs/opties die je kunt aanklikken, maar waar jouw werkgever mogelijks geen recht op heeft. Controleer daarom altijd of je er wel recht op hebt, via je vlootverantwoordelijke of via je dealerofferte.
Uitzonderlijk staat je dealer je nog een bijkomende korting toe die je nergens kunt aanklikken. Die kun je invullen via "Korting toevoegen" in het scherm "Accessoires en kortingen".

Kan ik meerdere offertes met elkaar vergelijken?

Onderaan in het mobiliteitsscherm - dat je selecteert door het icoon "Mobiliteit" aan te klikken - kun je maximaal drie offertes met elkaar vergelijken door ze aan te vinken. Je kunt dan alle verschillende aspecten van de geselecteerde offertes met elkaar vergelijken.

Hoe maak ik een offerte aan?

Klik op de knop "Mobiliteit" in het startscherm en scroll in het mobiliteitsscherm naar beneden tot je de blauwe knop "Offerte auto" ziet. Selecteer dan je looptijd en aantal kilometers als je mobiliteitsplan dat toelaat en klik op "Doorgaan". Je kunt dan met behulp van de filters of een zoekterm je model selecteren en aan je offerte beginnen.

Hoe vind ik een offerte terug?

Klik op de knop "Mobiliteit" in het startscherm en scroll in het mobiliteitsscherm helemaal naar beneden tot je de lijst van eerder gemaakt offertes ziet. Je offertes blijven hier 30 dagen zichtbaar.
Vind je je offerte hier niet terug? Dan is ze waarschijnlijk vervallen. Neem dan contact op met je contactpersoon bij KBC Autolease.

Wat betekenen de verschillende statussen?

Een offerte krijgt verschillende statussen in het offerteproces. Hierbij geven we het overzicht met een korte uitleg:

  • Web initial - web calculated - web cancelled - web saved: dit zijn de verschillende statussen bij het initiëren en opstellen van een offerte.
  • Web Agreed by Driver: de offerte is besteld door de bestuurder en wordt nu voorgelegd aan de fleet manager voor goedkeuring. Vanaf nu is de offerte zichtbaar voor de fleet manager.
  • Web failed: er was een validation error, waardoor de offerte niet kon worden besteld door de bestuurder.
  • Web Rejected by Fleet Manager: de bestelling is geplaatst door de bestuurder, maar werd door de Fleet Manager afgekeurd. 
  • Web confirmed by Fleet Manager: de Fleet Manager heeft de offerte nagekeken en goedgekeurd.
  • Ready for eSigning: de offerte werd goedgekeurd door de Fleet Manager en staat klaar om elektronisch ondertekend en besteld te worden bij KBC Autolease.
  • Web proposed for Driver: een offerte die door de Fleet Manager werd opgemaakt en doorgestuurd naar de bestuurder voor akkoord.
  • Back office quote for web: een offerte werd door een KBC Autolease-backofficemedewerker aangepast/opgemaakt en in het overzicht van de Fleet Manager gezet.

De bestuurder zegt een offerte te hebben goedgekeurd, maar ik vind deze niet terug. Kan dat?

De offerte werd waarschijnlijk niet correct opgeslagen en goedgekeurd door de bestuurder. Je kunt dat navragen bij je bestuurder, bij hem zou de offerte nu de status "web agreed by driver" moeten hebben. Als dat niet het geval is, moet hij de offerte toch nog goedkeuren. Daarna moet de offertestatus wijzigen in "web agreed by driver".

De leaseprijs van mijn uiteindelijke bestelling verschilt met mijn goedgekeurde offerte, wat nu?

Het is mogelijk dat je werkgever voor de verzekering of brandstof van zijn vloot een contract met een andere leverancier heeft afgesloten. In dat geval proberen we met onze offerte de totale prijs te benaderen (inclusief alle diensten), maar zullen er toch afwijkingen zijn omdat de verzekering of brandstof bij een andere leverancier wordt afgenomen. Ook door de CO2-taks kan de leaseprijs van de bestelling verschillen van de goedgekeurde offerte.
Wil je een correct overzicht van de finale leaseprijs inclusief alle diensten, neem dan contact op met je vlootverantwoordelijke.

Hoe zie ik of mijn offerte in KBC MoveSmart overeenkomt met mijn dealerofferte?

In het scherm met de samenvatting van de offerte - "Detail van de offerte" - zie je in het vak "Prijs wagen" ook de "Nettoprijs excl. btw" staan. Vergelijk die met de nettoprijs excl. btw op je dealerofferte. Die twee prijzen moeten gelijk zijn. Is dat niet het geval, kijk dan je offerte in KBC MoveSmart opnieuw na en vergelijk de details met je dealerofferte.

Kan ik een offerte afdrukken?

Nee, dit is nog niet mogelijk in KBC MoveSmart. Je kunt wel een schermafdruk nemen en die afdrukken.

 

Gebruikers en gebruikersgroepen

Hoe activeer ik mijn bestuurders?

In het scherm 'Gebruikers' van KBC MoveSmart kun je via de knop  Bestuurder aanmaken  je bestuurders ingeven en indien gewenst toewijzen aan een Gebruikersgroep. Is je bestuurder aangemaakt en opgeslagen? Dan klik je op je bestuurder in de lijst. 

Scrol naar beneden tot de knop 'Toegang activeren'. Klik daarop om je bestuurder toegang te geven tot zowel KBC MoveSmart als MoveSmart in Mobile. Je gebruiker krijgt dan een mail met tijdelijk wachtwoord om in te loggen. 

Let op: je kunt een specifiek e-mailadres maar aan 1 bestuurder koppelen.

Hoe neem ik de toegang tot KBC MoveSmart van een bestuurder weer af?

Selecteer in het scherm "Gebruikers" de bestuurder waarvan je de toegang tot het systeem wilt afnemen. Scroll naar beneden en druk op de knop "Gebruiker deactiveren". Let wel, je bestuurder verliest zowel zijn toegang tot KBC MoveSmart als zijn toegang tot MoveSmart in Mobile.

Is het mogelijk om je bestuurder toch toegang te geven tot KBC MoveSmart en MoveSmart in KBC Mobile maar hem geen offertes te laten opmaken?

Soms wil je als fleet manager je bestuurder wel op KBC MoveSmart en MoveSmart in Mobile laten, maar hem geen toegang meer geven tot de offertemodule. Dat kun je doen op drie niveaus:

  1. In het scherm "Bedrijf" kun je via "Toegangsinstellingen" de toegang van gebruikers tot de offertemodule beperken voor het hele bedrijf.
  2. In het scherm "Gebruikers" > "Gebruikersgroepen" kun je voor een geselecteerde gebruikersgroep de toegang van de gebruikers in die groep tot de offertemodule beperken. 
  3. In het scherm "Gebruikers" > "Bestuurders" kun je een gebruiker selecteren en de toegang van die individuele gebruiker tot de offertemodule beperken.

De bestuurder krijgt geen e-mail als ik hem toegang geef. Doe ik iets verkeerd?

De meest voor de hand liggende reden is dat je een fout e-mailadres hebt ingegeven. Het kan ook zijn dat de e-mail in de spamfolder van de bestuurder is terechtgekomen. Heb je alles gecontroleerd, maar vind je de oorzaak niet? Neem dan contact op met je contactpersoon bij KBC Autolease.

 

Policies

Deze informatie wordt nog verder aangevuld.

 

Mobiliteitsplannen

Wat is een mobiliteitsplan?

Het mobiliteitsplan van je werkgever bepaalt het budget waarop je recht hebt, en of je daarbovenop zelf een eenmalige bijdrage kunt doen. Aan het mobiliteitsplan is ook een car of bike policy gekoppeld die bepaald op welke wagens of fietsen je binnen je budget recht hebt.

Hoe zie ik mijn mobiliteitsopzet?

Ga naar het scherm "Bedrijf". Klik op de knop "Mobiliteitsplannen" om de budgetten per gebruikersgroep te raadplegen. Klik je door op een specifiek mobiliteitsplan, dan zie je ook het type prijs (leaseprijs, TCO,…), of die prijs zichtbaar is voor de bestuurder en of een eenmalige bijdrage toegelaten is. 

Als je in het scherm "Bedrijf" klikt op de knop "car policies" of "bike policies", dan zie je de toegelaten criteria voor je wagens en fietsen. Druk op de knop "Preview" rechtsboven voor een overzicht van alle toegelaten modellen.

Olympus

Deze informatie wordt nog verder aangevuld.

 

Uitgewerkte voorbeelden

Deze informatie wordt nog verder aangevuld.

 

Meer info?

Contacteer KBC Autolease