Die Zeit der elektronischen Rechnungen beginnt
Bald werden Sie nicht mehr daran vorbeikommen: Ab 2026 müssen alle B2B-Rechnungen digital versendet werden. Aber keine Sorge, bei der KBC machen wir es Ihnen einfach. Denn als Unternehmer wollen Sie Ihre Zeit in Ihr Unternehmen investieren, nicht in Papierkram. Auf dieser Seite finden Sie Antworten auf einige wichtige Fragen zur elektronischen Rechnungsstellung.
Eine elektronische Rechnung ist eine Rechnung, die in strukturierter elektronischer Form (XML-Format) erstellt und versendet wird. Sie kann daher automatisch und elektronisch verarbeitet werden. Die automatische Verarbeitung ist schneller, sicherer, preisgünstiger und weniger fehleranfällig. Sie müssen Ihre Systeme für die Rechnungsstellung jedoch anpassen, damit Sie elektronische Rechnungen versenden und empfangen können.
Wichtig zu wissen: Eine Rechnung im PDF-Format, die Sie per E-Mail versenden, ist keine elektronische Rechnung und verliert ihre Rechtsgültigkeit. Dies gilt auch für Rechnungen in Papierform, die per Post verschickt werden.
- Die Zahlungen werden schneller eingezogen, da das Genehmigungs- und Zahlungsverfahren schneller abläuft.
- Geringere Fehleranfälligkeit, da Sie keine Rechnungen mehr verlieren oder falsche Daten eingeben.
- Verbesserte Kommunikation zwischen Käufer und Lieferant, so dass Rechnungen rechtzeitig bezahlt und Streitigkeiten schneller verfolgt werden können.
- Bessere Übersicht über Ihren Cashflow, da Sie den Rechnungs- und Zahlungsstatus jederzeit in Echtzeit überwachen können.
- Geringeres Risiko von Rechnungsbetrug, da die Rechnungen über das gesicherte Peppol-Netz versendet werden. Elektronische Rechnungen sind verschlüsselt und können nicht abgefangen werden.
Elektronische Rechnungen werden in Belgien über das Peppol-Netz verschickt. Dies ist ein gesichertes Netz, auf das Sie nur über einen zertifizierten Access Point Provider zugreifen können. Dieses geschlossene Netz gewährleistet, dass sensible Finanzdaten wie elektronische Rechnungen sicher zwischen Absendern und Empfängern ausgetauscht werden. Peppol wird auch außerhalb Europas zunehmend als Standard anerkannt und verwendet.
Um Dateien über Peppol zu senden und zu empfangen, benötigen Sie Zugang zu einem Peppol Access Point. Sobald dieser Zugang konfiguriert ist, können Sie Rechnungen automatisch über Ihr Buchhaltungspaket senden und empfangen. In vielen Fällen können Sie die elektronische Rechnung nach dem Eingang auch automatisch verarbeiten.
Weitere Informationen finden Sie unter KBC Invoicing Services.
Die elektronische Rechnungsstellung ist derzeit bereits für alle öffentlichen Ausschreibungen über 3 000 Euro vorgeschrieben. Ab 2026 gilt die Verpflichtung für alle B2B-Rechnungen.
B2G: Business-to-Government
Wenn Sie Rechnungen an den Staat stellen, gilt seit dem 1. März 2024 die Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung für alle Angebote über 3 000 Euro. In Belgien erhalten die Behörden ihre elektronischen Rechnungen über die Mercurius-Plattform, eine föderale Plattform, die alle belgischen Behörden zugänglich macht und über Peppol zugänglich ist.
B2B: Business-to-Business
Ab dem 1. Januar 2026 ist die elektronische Rechnungsstellung für alle B2B-Transaktionen in Belgien vorgeschrieben. Grundlage ist das „Four Corner“-Modell von Peppol (siehe Bilder). Mit der Zeit wird dies zu einem „Five Corner“-Modell werden, bei dem die Daten auch mit der Mehrwertsteuerverwaltung ausgetauscht werden. Peppol plant dabei die Anbindung an eine staatliche Plattform zur Überprüfung der Mehrwertsteuer.
B2C: Business-to-Customer
Derzeit gibt es keine Anhaltspunkte dafür, dass Rechnungen für Privatpersonen in Zukunft auch als elektronische Rechnungen angeboten werden müssen.
Jedes Land arbeitet hart daran, den auf europäischer Ebene aufgestellten Fahrplan einzuhalten. Nachstehend sehen Sie den aktuellen Stand der elektronischen Rechnungsstellung in unseren Nachbarländern und einigen europäischen Ländern.
| Land | Elektronische Rechnungsstellung im B2B-Bereich obligatorisch oder nicht obligatorisch |
| Luxemburg | Nicht obligatorisch |
| Niederlande | Nicht obligatorisch |
| Deutschland | Schrittweise Einführung ab 2025 |
