✓ Nutzen Sie die europäische Lastschrift und lassen Sie Ihre Kunden automatisch bezahlen
✓ Weniger Verwaltungsaufwand für Sie
✓ Weniger Verwaltungsaufwand für Ihren Kunden
Als Unternehmer beschäftigen Sie sich regelmäßig mit der Überwachung unbezahlter Rechnungen. Dann müssen Sie Ihre Kunden daran erinnern, ihre ausstehenden Rechnungen rechtzeitig zu bezahlen. Um diesen Mehraufwand oder die verspätete Bezahlung von Rechnungen durch den Kunden zu vermeiden, können Sie Ihre Kunden mit der europäischen Lastschrift bezahlen lassen. So wird der zu zahlende Betrag automatisch von ihrem Konto abgebucht und erreicht die Zahlung Sie pünktlich.
Automatische Bezahlung dank europäischer Lastschriften
Mit der europäischen Lastschrift können Sie den Einzug von Zahlungen automatisieren. Dies ist praktisch bei wiederkehrenden Zahlungen von Kunden (z. B. monatlich oder vierteljährlich). Seit 2014 nutzen Sie dafür die europäische Lastschrift. Diese europäische Lastschrift können Sie mit Kunden im In- und Ausland (im SEPA-Raum) abschließen.
Mit der europäischen Lastschrift beginnen: Anleitung
Um mit der europäischen Lastschrift zu beginnen, müssen Sie einige Schritte durchlaufen. Diese werden in der Anleitung "Mit einer europäischen Lastschrift beginnen" kurz erläutert.
Mandate erstellen
Wie in der Anleitung erläutert, müssen Sie je Zahlungsstrom einmalig ein Mandat mit dem Kunden einrichten. Mit dem Mandat vereinbaren Sie und Ihr Kunde, dass der fällige Betrag jeweils per europäische Lastschrift eingezogen wird.
Es gibt zwei Arten von Mandaten:
- Mandat europäische Lastschrift CORE: Sie können diesen Vertrag für alle Ihre Kunden, sowohl Privatpersonen als auch Unternehmen, nutzen. Bei diesem Mandat hat der Kunde die Möglichkeit, bis zu 8 Wochen nach Zahlungseinzug eine Rückzahlung zu verlangen. Auf der Website der Belgischen Nationalbank finden Sie ein Muster. Sie sind nicht verpflichtet, dieses Formular zu benutzen. Es enthält jedoch alle erforderlichen Informationen und kann Ihnen bei der Einrichtung Ihrer eigenen Mandate nützlich sein.
- Mandat europäische Lastschrift B2B: Wenn der Kunde ein Unternehmen ist, können Sie das B2B-Mandat nutzen. Bei diesem Mandat hat der Kunde keinen Anspruch auf Rückzahlung. Auf der Website der Belgischen Nationalbank finden Sie ein Muster. Sie sind nicht verpflichtet, dieses Formular zu benutzen. Es enthält jedoch alle erforderlichen Informationen und kann Ihnen bei der Einrichtung Ihrer eigenen Mandate nützlich sein.
Durch Unterzeichnung des Mandats erteilt der Kunde Ihnen die Genehmigung, den Rechnungsbetrag automatisch auf Ihr Konto überweisen zu lassen. Ihr Kunde braucht sich also nicht mehr selbst darum zu kümmern. Nachstehend erfahren Sie, wie Sie eine europäische Lastschrift einrichten.
Ihre Bank verarbeitet die Zahlungen auf Ihre Initiative.
Die Initiative für die Zahlung liegt immer noch bei Ihnen (dem Zahlungsempfänger). Sie stellen Ihrer Bank nämlich selbst eine Datei ("Inkassodatei" oder "Einzugsdatei") zur Verfügung, in der Sie den erforderlichen Betrag und das gewünschte Ausführungsdatum angeben.
An diesem gewünschten Datum zieht die Bank den fälligen Betrag vom Kunden ein und schreibt Ihrem Geschäftskonto den gleichen Betrag gut. So verläuft die Zahlung einfach, schnell und bequem.
Die Einzugsdatei muss im XML-Format erstellt werden. Wenn Sie das mit Ihrer eigenen Software tun, sollten Sie darauf achten, dass die Datei einige allgemeine Spezifikationen erfüllt. Weitere Informationen über diese Spezifikationen finden Sie hier.
Daneben führt die KBC noch einige spezifische Kontrollen durch. Wenn Ihre Datei diese Spezifikationen erfüllt, kann die Bank diese Datei korrekt verarbeiten.
Wenn Sie keine Software zur Erstellung von XML-Dateien haben, bietet die KBC Ihnen dafür in KBC-Online for Business eine Lösung an.
Was geschieht, wenn die europäische Lastschrift (Einzug) nicht ausgeführt wurde?
Es gibt diverse Gründe, weshalb ein Einzug nicht ausgeführt werden kann. Beispielsweise kann es sein, dass das Geld auf dem Konto des Kunden nicht ausreicht oder dass Sie Ihrer Bank eine fehlerhafte Einzugsdatei geschickt haben. In diesem Fall teilt die Bank Ihnen als Gläubiger den Grund für die Nichtausführung (auch "R-Transaktion" genannt) in Form eines "Grundcodes" mit.
Haben Sie Fragen zu bestimmten Gründen für die Nichtausführung? Ist ein bestimmter Grundcode nicht ganz klar? Weitere Informationen können Sie dann anhand der folgenden Excel-Datei (R-Transaktionen Sepa Direct Debits (SDD)) anfordern: Anfrage bezüglich unbezahlter europäischer Lastschriften.
