✓ Gebruik de Europese domiciliëring en laat je klanten automatisch betalen
✓ Minder administratie voor jou
✓ Minder administratie voor je klant
Als ondernemer ben je vaak bezig met het bijhouden van onbetaalde facturen. Dan moet je je klanten eraan herinneren die openstaande facturen tijdig te vereffenen. Om dit extra werk of -door de klant- te laat betaalde facturen te vermijden, kun je je klanten laten betalen via de Europese domiciliëring. Zo gaat het te betalen bedrag automatisch van hun rekening en komt het tijdig bij jou terecht.
Automatisch betaald dankzij de Europese domiciliëring
Met de Europese domiciliëring kun je de inning van betalingen automatiseren. Dat is handig bij terugkerende betalingen van klanten (bijvoorbeeld maandelijks of driemaandelijks). Sinds 2014 maak je daarvoor gebruik van de Europese domiciliëring. Die Europese domiciliëring kun je afsluiten met klanten in binnen- en buitenland (binnen de SEPA-zone).
Starten met de Europese domicilëring: stappenplan
Om te starten met de Europese domiciliëring, moet je een aantal stappen volgen. Die worden bondig uitgelegd in het stappenplan ‘Starten met Europese domiciliëring’.
Mandaten opmaken
Zoals in het bovenstaande stappenplan staat omschreven, moet je per betaalstroom eenmalig een mandaat sluiten met de klant. Dat mandaat bevat het akkoord tussen jou en je klant om het verschuldigde bedrag telkens via een Europese domiciliëring te innen.
Er bestaan twee soorten mandaten:
- Mandaat Europese Domiciliering CORE: dit contract kun je gebruiken voor al je klanten-schuldenaars, zowel voor particulieren als voor ondernemingen. Bij dit mandaat heeft de klant de mogelijkheid om tot 8 weken na de inning een terugbetaling te vragen. Op de website van de Nationale Bank van België vind je een voorbeeld. Je bent niet verplicht om dat document te gebruiken, maar het bevat alle vereiste informatie en kan je helpen bij het opstellen van je eigen mandaten.
- Mandaat Europese Domiciliëring B2B: is de klant-schuldenaar een bedrijf, dan kun je gebruik maken van het B2B-mandaat. Bij dat mandaat heeft de klant geen recht op terugbetaling. Op de website van de Nationale Bank van België vind je een voorbeeld. Je bent niet verplicht om dat document te gebruiken, maar het bevat alle vereiste informatie en kan je helpen bij het opstellen van je eigen mandaten.
Door het mandaat te tekenen, geeft je klant je toestemming om het factuurbedrag automatisch naar jouw rekening te laten overschrijven. Je klant moet dat dus niet meer zelf te doen. Hieronder lees je hoe je zo’n Europese domiciliëring invoert.
Je bank verwerkt de betalingen op jouw initiatief
Het initiatief om betaald te worden ligt wel nog altijd bij jezelf (de schuldeiser). Je bezorgt je bank namelijk zelf een bestand (‘inningsbestand’ of ‘invorderingsbestand’) waarin je het vereiste bedrag en de gewenste datum van uitvoering vermeldt.
Op die gewenste datum int de bank het verschuldigde bedrag bij de klant en crediteert ze je zakelijke rekening met datzelfde bedrag. De betaling verloopt op die manier gemakkelijk, snel en zonder zorgen.
Het inningsbestand moet opgemaakt worden in XML. Als je dat doet met je eigen software, hou er rekening mee dat het bestand moet voldoen aan een aantal algemene specificaties. Meer info over de specificaties , vind je hier terug.
Daarnaast past KBC nog een aantal specifieke controles toe.
Wanneer je bestand voldoet aan deze specificaties, kan de bank dit bestand correct verwerken.
Als je geen software hebt om bestanden in XML aan te maken, biedt KBC je daarvoor een oplossing aan in KBC-Online for Business.
Wat als de Europese domiciliëring (inning) niet uitgevoerd werd?
Er zijn diverse redenen waarom een inning niet uitgevoerd kan worden. Het kan bijvoorbeeld zijn dat je klant niet voldoende geld op zijn rekening heeft of dat er een fout staat in het inningsbestand dat je aan je bank bezorgd hebt. Je ontvangt in dat geval als schuldeiser de reden van niet-uitvoering (ook wel ‘R-transactie’ genoemd) van je bank in de vorm van een ‘redencode’.
Heb je vragen bij bepaalde redenen tot niet-uitvoering? Is een bepaalde redencode niet helemaal duidelijk? Dan kun je meer informatie opvragen aan de hand van de volgende Excel-file (R-transacties Sepa Direct Debits (SDD)): Navraag onbetaalde Europese domiciliëringen.
