Questions fréquemment posées sur votre assurance groupe

FAQ pour les employeurs

Questions fréquemment posées sur votre assurance groupe

FAQ pour les employeurs

Avez-vous des questions sur votre assurance groupe en tant qu'employeur? Vous trouverez la réponse dans notre FAQ pratique.

Raccourci vers plus d'infos sur:

Demander Tableau de bord Business KBC

Qu’est-ce que Tableau de bord Business KBC?

Tableau de bord Business KBC est une plateforme numérique sur laquelle vous pouvez gérer aisément toutes les affaires bancaires et d'assurances de votre entreprise, y compris votre assurance groupe. Découvrez-le dans la vidéo.

Souhaitez-vous avoir accès au Tableau de Bord Business? Votre intermédiaire KBC pourra vous aider.

 

Comment puis-je demander Tableau de bord Business KBC pour mon entreprise?

Adressez-vous pour cela à votre intermédiaire KBC.

Mon entreprise utilise déjà Tableau de bord Business KBC, mais personne n'a accès aux fonctions pour les assurances groupe et/ou les assurances collectives hospitalisation.

Pour avoir accès aux fonctions relatives aux assurances groupe et/ou aux assurances collectives hospitalisation, vous devez être enregistré(e) en tant qu’utilisateur. Pour ce faire, veuillez contacter le gestionnaire de votre Tableau de bord Business. Il peut vous ajouter comme utilisateur et vous accorder l'accès aux fonctions pour les assurances groupe et/ou assurances collectives hospitalisation.

Le représentant légal de votre entreprise doit en outre vous accorder l’accès aux polices que vous pouvez consulter et gérer en tant qu’utilisateur. Pour cela, vous aurez besoin d’une procuration, que vous établissez avec votre intermédiaire KBC. En effet, en tant qu'utilisateur, vous avez accès à des informations confidentielles telles que les données relatives aux salaires.
Un conseil: donnez les procurations pour votre assurance groupe et vos assurances collectives hospitalisation à la(aux) même(s) personne(s). La gestion des données de vos travailleurs s’en trouvera grandement facilitée.

Quelles sont les possibilités du Tableau de Bord Business?

Sur Tableau de bord Business KBC, vous trouverez diverses applications qui vous permettront de gérer aisément vos affaires bancaires et d’assurance, comme vos assurances groupe et vos assurances collectives hospitalisation. Vous trouverez ci-dessous un aperçu des différentes fonctions pour les consulter et les gérer.

 

1. Ajouter ou modifier des données de vos travailleurs

Dans le menu ‘Gestion travailleurs salariés’, vous pouvez facilement gérer les données:

  • Ajouter des nouveaux travailleurs ou transmettre les noms des travailleurs qui quittent l’entreprise
  • Enregistrer une modification des pourcentages d’occupation
  • Transmettre ou modifier des données sur l’incapacité de travail

Dans le menu ‘Gestion annuelle salaires et bonus’, vous pouvez:

  • Transmettre chaque année les nouveaux salaires de vos travailleurs pour votre Team/Keyman Benefit Plan avec gestion salariale
  • Importer et consulter les fichiers de bonus pour votre Team Benefit Bonus

2. Examiner et télécharger les fichiers détaillés

Dans ‘Dossiers et documents’, vous trouverez, entre autres:

  • des avis d'échéance: il s’agit des montants dont vous êtes redevable pour votre assurance groupe, par période de facturation
  • des aperçus détaillés des primes dans un fichier CSV pratique pour chaque règlement, par travailleur et par garantie, tant pour les périodes de facturation actuelles que pour les corrections de périodes de facturation précédentes.
  • des aperçus ONSS par trimestre et par an

3. Examiner les données de votre Assurance collective hospitalisation KBC

Dans ‘Documents et fichiers’, vous trouverez un aperçu:

  • des primes de ceux qui sont affiliés à l’assurance
  • de tous les affiliés, y compris ceux qui ne sont pas encore acceptés médicalement

4. Aperçus pratiques

Dans l’‘Aperçu assurances groupe’, vous trouverez:

  • Uniquement les assurances groupe Team Benefit Plan/Bonus et Keyman Benefit Plan pour lesquelles vous avez une procuration et ce, pour toutes les entreprises sur votre Tableau de bord Business KBC
  • Tous les travailleurs affiliés par police
  • Les données par travailleur comme les réserves de pension et les garanties assurées

Consulter et gérer dans Tableau de bord Business KBC votre assurance groupe et/ou assurance collective hospitalisation

Consulter

Comment puis-je savoir quand de nouveaux documents ou fichiers sont disponibles pour mes assurances groupe et/ou assurances collectives hospitalisation?

Encodez votre adresse e-mail dans ‘Assurer’ > ‘Dossiers et documents’ > ‘Gestion des notifications’. Vous recevrez ainsi automatiquement un e-mail. Vous pouvez enregistrer jusqu’à trois adresses e-mail différentes.

Il y a plus de trois utilisateurs ou entreprises que vous souhaitez tenir informés?
Encodez l’adresse e-mail générale de votre société. L’e-mail de notification que vous recevrez de notre part précisera toujours à qui le nouveau document ou fichier est destiné. Sur cette base, vous pourrez transmettre manuellement les informations aux bonnes personnes ou entreprises. Cet e-mail de notification ne contient aucune information confidentielle.

 

Je reçois un e-mail m'informant qu'un nouveau document ou fichier est disponible, mais je ne vois rien?

Vous ne pouvez consulter que les documents ou les fichiers des assurances groupe pour lesquelles vous disposez d’une procuration. Le représentant légal de votre entreprise peut vous accorder l’accès à une ou plusieurs polices au moyen d’une procuration. Votre intermédiaire KBC se fera un plaisir de vous aider.

Un conseil: donnez les procurations de l’assurance groupe et des assurances collectives hospitalisation à la(aux) même(s) personne(s). La gestion des données de vos travailleurs s’en trouvera grandement facilitée.

Où puis-je trouver la facture ou l'avis d'échéance?

De mon assurance collective hospitalisation

De mon assurance collective hospitalisation

1. Connectez-vous au Tableau de bord Business.

 

1. Connectez-vous au Tableau de bord Business.

2.Allez à ‘Assurer’ > ‘Dossiers et documents’ > assurance groupe.

Vous trouverez les avis d'échéance sous la rubrique ‘Avis d'échéance et aperçu des primes’. Ce document vous indique, par période de facturation, le montant dû pour votre assurance groupe.

2. Allez à ‘Assurer’ > ‘Dossiers et documents’ > assurance collective hospitalisation.

Vous trouverez, sous la rubrique ‘Avis d'échéance’, les primes, la liste détaillée des primes, une liste des affiliés et les travailleurs ou membres de la famille qui doivent être affiliés mais ne sont pas encore acceptés médicalement.

 

Vous voulez rester informé(e) par e-mail si un nouvel avis d’échéance est disponible? Encodez votre adresse e-mail dans ‘Gestion des notifications’.

Où trouver un aperçu des travailleurs affiliés à mon assurance groupe?

1. Connectez-vous au Tableau de bord Business
2. Allez à ‘Assurer’ > ‘Aperçu assurances groupe’

Envie de voir davantage de détails sur un travailleur spécifique affilié à votre Team/Keyman Benefit Plan ou Team Benefit Bonus? Recherchez-le/la dans la liste puis cliquez sur son nom. Vous verrez immédiatement plus d’informations sur les réserves de pension et garanties assurées de l’intéressé(e).
Envie de voir plus de détails sur les primes dues par travailleur? Allez à ‘Assurer’ > ‘Documents et fichiers’ > ‘Avis d'échéance’.

Où trouver un aperçu des travailleurs affiliés à mon assurance collective hospitalisation?

1. Connectez-vous au Tableau de bord Business.
2. Allez à ‘Assurer’ > ‘Documents et fichiers’ > ‘Assurance hospitalisation’ > Documents récents.

Vous y trouverez, outre le dernier avis d'échéance reprenant le détail
des primes, une liste des personnes assurées et des personnes non acceptées
médicalement.

Vous trouverez ces documents récents, ainsi que les plus anciens, sous ‘Avis d'échéance’.

Où examiner les détails des primes que je dois payer?

De mon assurance groupe De mon assurance collective hospitalisation

1. Connectez-vous au Tableau de bord Business

2. Allez à ‘Assurer’ > ‘Dossiers et documents’ > Assurance groupe > Avis d'échéance

Vous y trouverez l’avis d’échéance et l’aperçu des primes par règlement

 

Vous trouverez, par règlement, un aperçu des primes par travailleur et par garantie, tant pour les périodes de facturation actuelles que pour les corrections des périodes de facturation précédentes.

1. Connectez-vous au Tableau de bord Business

2. Allez à ‘Assurer’ > ‘Dossiers et documents’ > Assurance hospitalisation > Avis d'échéance

Vous y trouverez l’avis d’échéance et l’aperçu des primes par règlement.   

Comment mes travailleurs peuvent-ils voir combien a déjà été épargné dans leur assurance groupe?

Dans leur assurance groupe Dans leur assurance collective hospitalisation
C’est possible dans MyPension.be sous ‘Ma pension complémentaire’ ou dans l’aperçu annuel de KBC Assurances. Vous trouverez ici toutes les infos pour les travailleurs. Pas d'application

Où trouver les montants dont j'ai besoin pour faire ma déclaration trimestrielle à l'ONSS?

Pour votre assurance groupe Pour votre assurance collective d'hospitalisation

1. Connectez-vous au Tableau de bord Business 
2. Allez à ‘Assurer’ > ‘Documents et fichiers’ > ‘Assurances groupe’ > ‘Aperçu ONSS’

Vous y trouverez un aperçu des montants que vous devez déclarer à l’ONSS, par trimestre et par an, dans un fichier CSV pratique. Vous voulez rester informé(e) par e-mail si de nouveaux documents deviennent disponibles? Encodez votre adresse e-mail dans ‘Assurer’ > ‘Dossiers et documents’ > ‘Gestion des notifications’.

 

Pas d’application  

Gérer votre assurance groupe

Comment affilier un nouveau travailleur salarié?

  1. Connectez-vous au Tableau de bord Business.
  2. Allez à Assurer > Gestion travailleurs salariés > + Nouveau travailleur >
  3. Complétez les informations demandées.
  4. Indiquez la ou les polices auxquelles vous voulez affilier votre travailleur.
  5. Vérifiez que vous avez rempli correctement toutes les données et cliquez sur ‘Enregistrer’.
 

Comment déclarer le départ d'un travailleur?

  1. Connectez-vous au Tableau de bord Business.
  2. Allez à Assurer > Gestion travailleurs salariés
  3. Cliquez sur le nom du travailleur
  4. Cliquez sur la vignette Départ
  5. Complétez toutes les données, puis cliquez sur ‘Enregistrer’

Comment déclarer le décès d'un travailleur?

  1. Connectez-vous au Tableau de bord Business.
  2. Allez à Assurer > Gestion travailleurs salariés
  3. Cliquez sur le nom du travailleur
  4. Tapez ‘Décès’ et complétez toutes les données
  5. Cliquez sur ‘Enregistrer’.

Comment déclarer un changement d'adresse?

  1. Connectez-vous au Tableau de bord Business
  2. Allez à Assurer > Gestion travailleurs salariés
  3. Recherchez le travailleur et cliquez sur son nom
  4. Cliquez sur la vignette ‘Modifier coordonnées’ et complétez l'adresse
  5. Cliquez sur ‘Enregistrer’.

Comment déclarer le mariage ou le divorce d'un travailleur?

Pour l'instant, ce n'est pas encore possible dans  Tableau de bord Business KBC. Nous sommes en train d'y remédier, pour vous offrir cette possibilité à l'avenir. En attendant, vous pouvez transmettre ces modifications par e-mail à votre intermédiaire KBC ou à l'équipe qui gère votre assurance groupe.

Autres actions pour gérer les assurances groupe

Comment déclarer les nouveaux salaires bruts de mes travailleurs?

Avez-vous une assurance groupe dont la prime est déterminée en fonction du salaire? Vous serez invité(e) chaque année à enregistrer les nouveaux salaires du mois de référence.
Allez à ‘Assurer’ > ‘Gestion annuelle des salaires et bonus’ > ‘Enregistrer les salaires’ et sélectionnez le numéro de police pour lequel vous voulez enregistrer les salaires.
Vous pouvez encoder ici les nouveaux salaires, pour la date d'adaptation annuelle, à partir du mois de référence des salaires jusqu'à la première semaine du mois incluse.

Comment communiquer le salaire d'un travailleur à temps partiel?

Dans ce cas, vous enregistrez le salaire à temps plein auquel ce travailleur aurait droit. La prime de l'assurance groupe est en effet calculée sur la base du salaire à temps plein multiplié par le pourcentage d'occupation.

Comment déclarer une modification du pourcentage d'occupation d'un travailleur?

  1. Connectez-vous au Tableau de bord Business
  2.  Allez à Assurer > Gestion travailleurs salariés
  3. Recherchez le travailleur et cliquez sur son nom
  4. Cliquez sur ‘Modifier pourcentage d'occupation’ et indiquez-en les raisons
  5. Cliquez sur Enregistrer.

 S'agit-il d'un travailleur qui reprend le travail à temps partiel pendant son incapacité de travail après une longue période de maladie ou d'absence? Cliquez sur la vignette ‘Modifier incapacité de travail’.

Sous ‘Historique/avenir’, vous pouvez voir son pourcentage d'occupation du passé ou son pourcentage d'occupation prévu pour les trois prochains mois.

Comment déclarer l'incapacité de travail d'un travailleur? Comment modifier le statut de son incapacité de travail?

  1. Connectez-vous au Tableau de bord Business
  2. Allez à 'Assurer' > 'Gestion travailleurs salariés'
  3. Recherchez le travailleur et cliquez sur son nom
  4. Cliquez sur la vignette 'Déclaration d'une incapacité de travail' ou 'Modification ou fin d'incapacité de travail' et introduisez les données.
  5. Cliquez sur ‘Enregistrer’.

Attention: y a-t-il aussi, dans votre assurance groupe, une assurance complémentaire incapacité de travail ou une exonération de prime? Votre travailleur doit alors compléter le formulaire ‘déclaration incapacité de travail’ et l'envoyer à KBC.

Où trouver le formulaire ‘Déclaration incapacité de travail’?

Vous le trouverez dans Tableau de bord Business KBC sur le même écran où vous pouvez modifier le statut de l'incapacité de travail de votre travailleur. Examinez le formulaire ici. Votre travailleur doit le compléter entièrement et le transmettre à KBC.

Gérer votre assurance collective hospitalisation

  • Pour transmettre les modifications pour vos travailleurs dans le cadre de l’assurance collective hospitalisation, allez dans le Tableau de bord Business KBC et importez un fichier de changements d'effectifs.
    1. Connectez-vous au Tableau de bord Business KBC.
    2. Allez à ‘Assurer’ > ‘Dossiers et documents’ > ‘Assurance hospitalisation’ > Changements d'effectifs.
    3. Téléchargez via le bouton ad hoc un modèle de fichier de changements d'effectifs.
    4. Après avoir complété ce modèle avec les modifications de vos travailleurs, importez votre fichier.
  • Vous pouvez également nous envoyer d’autres documents en toute sécurité via le Tableau de bord Business.
    1. Connectez-vous au Tableau de bord Business.
    2. Allez à ‘Assurer’ > ‘Dossiers et documents’ > ‘Assurance hospitalisation’ > ‘Autres’.
    3. Le bouton d'importation d'un autre document ou fichier vous permet d’envoyer les documents ou fichiers suivants à KBC:
    a. Formulaire d’affiliation
    b. Formulaire de modification
    c. Attestation d’un autre assureur
    d. Autre document
     

Questions générales sur votre assurance groupe

Comment avoir accès à DB2P, la Base de Données des Pensions complémentaires?

Vous la consultez pour la première fois? Vous devrez d'abord vous enregistrer. Vous avez des questions? Contactez Eranova (le centre de contact de la Sécurité sociale) au 02 511 51 51, tous les jours ouvrables de 7 à 20h.

Comment et quand dois-je transmettre à la FSMA les engagements individuels de pension pour mes travailleurs?

Vous êtes tenu(e) de le faire pour le 31 mars de l'année suivante, en complétant le formulaire ‘LPC-4’ et en le transmettant à la FSMA, rue du Congrès 12-14, 1000 Bruxelles. Si vous ne respectez pas cette obligation ou si vous transmettez des données erronées, vous risquez une amende.

Où trouver un aperçu du niveau global de financement de mon assurance groupe?

Chaque année, nous vous transmettons un aperçu. Vous saurez ainsi où vous en êtes, et vous n'aurez pas de surprise. Si un déficit est présent, nous l'y indiquerons.

Qu'est-ce que la garantie de rendement minimum?

Les travailleurs qui disposent d'une assurance groupe via leur employeur ont droit à une garantie de rendement. Le législateur impose en effet aux employeurs d'atteindre un rendement minimum donné avec leurs assurances groupe. Nous nous efforçons de vous y aider en proposant un rendement global attractif.

Que puis-je faire pour éviter les déficits par rapport à la garantie de rendement minimum?

Efforcez-vous de payer les primes à l'échéance de prime. La garantie minimum est calculée à partir de cette échéance! Nous vous conseillons par ailleurs de nous avertir dès que de nouveaux travailleurs s'affilient ou partent.

Quelles sont les conséquences du statut unique des ouvriers et employés pour mon assurance groupe? Ai-je des démarches à entreprendre?

Depuis le 1er janvier 2015, il est interdit aux employeurs de traiter différemment ouvriers et employés dans les assurances groupe. Les plans de pension souscrits après le 1er janvier 2015 ne peuvent pas comprendre de discriminations. Les discriminations en place dans les plans plus anciens devront être graduellement résorbées pour 2025.

Qui peut m'aider?

Votre agent d'assurances KBC ou votre intermédiaire KBC se tiennent prêts à vous aider. S'il y a une différence entre ouvriers et employés, nous vous aiderons à mettre en place un processus d'harmonisation, via lequel nous nous efforcerons de résorber graduellement les différences, pour janvier 2025 au plus tard.

Les primes que je verse en tant qu'employeur pour l'assurance groupe de mes travailleurs relève-t-elle aussi de la norme salariale?

Oui, les cotisations de l'employeur dans le cadre d'une assurance groupe ou d'une police collective hospitalisation entrent dans le cadre de la norme salariale. La norme salariale détermine la marge maximale pour l'évolution du coût salarial, en plus de l'index et des augmentations barémiques.

Pour 2019-2020, elle s'élève à 1,1% de la masse salariale brute. Vous avez encore des questions à ce sujet? Contactez le secrétariat social de votre entreprise.

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Votre intermédiaire KBC pourra vous aider.