Veelgestelde vragen over groepsverzekeringen

FAQ voor werkgevers

Veelgestelde vragen over groepsverzekeringen

FAQ voor werkgevers

Heb je een groepsverzekering afgesloten voor je werknemers bij KBC? Hier vind je antwoorden op enkele veelgestelde vragen.

Snel naar meer info over:

KBC Business Dashboard

Wat is het KBC Business Dashboard?

Het KBC Business Dashboard is een digitaal portaal waarmee je vlot al je bank- en verzekeringszaken voor je onderneming beheert, waaronder je groepsverzekering. Ontdek het in de video.

Wil je ook graag toegang tot het KBC Business Dashboard? Je KBC-tussenpersoon helpt je graag verder.

https://www.youtube-nocookie.com/embed/H-D6Cf9chZE

Hoe vraag ik het KBC Business Dashboard aan?

Neem contact op met je  KBC-tussenpersoon om het KBC Business Dashboard aan te vragen.

Mijn onderneming gebruikt het KBC Business Dashboard al, maar niemand heeft toegang tot de functies voor de groepsverzekeringen en/of de collectieve hospitalisatieverzekeringen.

Om toegang te hebben tot de functies voor groepsverzekeringen en/of
de collectieve hospitalisatieverzekeringen, moet je geregistreerd zijn als gebruiker. Contacteer daarvoor de beheerder van jullie Business Dashboard. Hij kan jullie als gebruikers toevoegen en de functies voor groepsverzekeringen openstellen.

Daarnaast moet de wettelijke vertegenwoordiger van je onderneming je toegang geven tot de polissen die je als gebruiker mag raadplegen en beheren. Daarvoor heb je een volmacht nodig, die je regelt met je KBC-tussenpersoon. Als gebruiker heb je tenslotte toegang tot vertrouwelijke informatie zoals loongegevens.

Een tip : geef de volmachten voor je groeps- en collectieve hospitalisatieverzekeringen aan dezelfde persoon of personen. Dat maakt het een stuk makkelijker om de gegevens van je medewerkers te beheren.

Wat zijn de mogelijkheden van het KBC Business Dashboard?

Op het KBC Business Dashboard vind je vind je verschillende toepassingen om je bank- en verzekeringszaken vlot te beheren, zoals bijvoorbeeld je groepsverzekeringen en je collectieve hospitalisatieverzekeringen. Hieronder vind je een overzicht van de verschillende functies om ze te raadplegen en te beheren.

1. Gegevens van je werknemers toevoegen of wijzigen

In het menu ‘Beheer werknemers’ beheer je makkelijk gegevens:

  • Nieuwe werknemers toevoegen of vertrekkende werknemers doorgeven
  • Aanpassingen van tewerkstellingspercentages registreren
  • Gegevens over arbeidsongeschiktheid doorgeven of aanpassen

In het menu ‘Jaarlijks beheer lonen en bonussen’ kun je:

  • Jaarlijks de nieuwe lonen van je medewerkers doorsturen voor je Team/Keyman Benefit Plan met loonbeheer
  • Bonusbestanden voor je Team Benefit Bonus opladen en raadplegen

2. Gedetailleerde bestanden bekijken en downloaden

Bij ‘Documenten en bestanden’ vind je onder andere:

  • Vervaldagberichten: het bedrag dat je voor je groepsverzekering verschuldigd bent, per facturatieperiode
  • Gedetailleerde overzichten van de premies in een handig CSV-bestand voor elk reglement, per werknemer en per waarborg. Zowel voor huidige facturatieperiodes als voor correcties op vorige facturatieperiodes.
  • RSZ-overzichten per kwartaal en per jaar

3. Gegevens van je Collectieve KBC-Hospitalisatieverzekering bekijken

Bij ‘Documenten en bestanden’ vind je een overzicht van

  • De premies van de aangeslotenen
  • Alle aangeslotenen, ook diegenen die medisch nog niet geaccepteerd zijn

4. Handige overzichten

Bij ‘Overzicht groepsverzekeringen’ vind je:

  • Enkel de groepsverzekeringen Team Benefit Plan/Bonus en Keyman Benefit plan waarvoor je een volmacht hebt en dit van alle vennootschappen op je Business Dashboard
  • Alle aangesloten werknemers per polis
  • Gegevens per werknemer zoals pensioenreserves en verzekerde waarborgen
     

Je groepsverzekering en/of collectieve hospitalisatieverzekering raadplegen en beheren op het KBC Business Dashboard

Raadplegen

Hoe weet ik wanneer er nieuwe documenten of bestanden beschikbaar zijn voor mijn groepsverzekeringen en/of collectieve hospitalisatieverzekeringen?

Vul je e-mailadres in bij ‘Verzekeren’ > ‘Documenten en bestanden’ > ‘Beheer meldingen’. Zo blijf je automatisch op de hoogte via e-mail. Je kunt tot 3 verschillende e-mailadressen registreren.

Zijn er meer dan dan 3 gebruikers of vennootschappen die je graag op de hoogte wilt houden?

Geef dan het algemene e-mailadres in van je vennootschap. In de notificatiemail die je van ons ontvangt, staat telkens vermeld voor wie het nieuwe document of bestand is bedoeld. Op basis daarvan kun je de informatie handmatig doorsturen naar de juiste personen of vennootschappen. Deze notificatiemail bevat geen vertrouwelijke gegevens.

Ik krijg een e-mail dat er een nieuw document of bestand beschikbaar is, maar ik krijg niks te zien?

Je kunt enkel de documenten of bestanden bekijken van groepsverzekeringen waarvoor je een volmacht hebt gekregen. De wettelijke vertegenwoordiger van je onderneming kan je toegang geven tot een of meerdere polissen met een volmacht. Je KBC-tussenpersoon helpt je hiermee graag verder.

Een tip : bundel de volmachten voor groeps-en collectieve hospitalisatieverzekeringen bij dezelfde persoon of personen. Dat maakt het een stuk makkelijker om de gegevens van je medewerkers te beheren.

Waar vind ik de factuur (of het vervaldagbericht) van mijn groepsverzekering?

Van mijn groepsverzekering  Van mijn collectieve hospitalisatieverzekering
1. Meld je aan in het KBC Business Dashboard 1. Meld je aan in het KBC Business Dashboard

2. Ga naar 'Verzekeren' > 'Documenten en bestanden'> groepsverzekering 

 

Onder ‘Vervaldagbericht en premieoverzicht’ vind je de vervaldagberichten. Dit document toont je per facturatieperiode het bedrag dat je voor je groepsverzekering verschuldigd bent.


2. Ga naar 'Verzekeren' > 'Documenten en bestanden'> collectieve hospitalisatieverzekering

Onder ‘Vervaldagbericht’ vind je de premies, de premiedetaillijst, een lijst van aangeslotenen en de aan te sluiten maar nog niet medisch geaccepteerde medewerkers of gezinsleden. 

Wil je graag per e-mail op de hoogte blijven als er een nieuw vervaldagbericht beschikbaar is? Vul je e-mailadres in bij 'Beheer meldingen'.

Waar vind ik een overzicht van de werknemers die aangesloten zijn bij mijn groepsverzekering?

1. Meld je aan in het KBC Business Dashboard

2. Ga naar 'Verzekeren' > 'Overzicht groepsverzekeringen'.

Wil je meer details over een specifieke werknemer aangesloten bij je Team/Keyman Benefit Plan of Team Benefit Bonus? Zoek de persoon op in de lijst en klik vervolgens op de naam. Je krijgt meteen meer info te zien over de pensioenreserves en verzekerde waarborgen van de betrokkene.

Wil je meer details over de verschuldigde premies per werknemer? Ga naar 'Verzekeren' > 'Documenten en bestanden' > 'Vervaldagbericht'


Je vindt deze recente documenten samen met de al wat oudere documenten ook terug onder ‘Vervaldagbericht’.

Waar vind ik een overzicht van de werknemers die zijn aangesloten bij mijn collectieve hospitalisatieverzekering?

1. Meld je aan in het KBC Business Dashboard.
2. Ga naar ‘Verzekeren’> Documenten en bestanden> Hospitalisatieverzekering> Recente documenten
Hier vind je naast het recentste vervaldagbericht inclusief premiedetail, ook een ‘overzicht verzekerden’ en ‘medisch niet-geaccepteerden’.


Je vindt deze recente documenten samen met de al wat oudere documenten ook terug onder ‘Vervaldagbericht’.

Hoe kunnen mijn werknemers bekijken hoeveel er al gespaard is in hun groepsverzekering?

In hun groepsverzekering In hun collectieve hospitalisatieverzekering
Dat kan op MyPension.be onder ‘Mijn aanvullend pensioen’ of op het jaarlijks overzicht van KBC Verzekeringen. Hier vind je alle info voor werknemers. Niet van toepassing
   

Waar bekijk ik de details van de premies die ik moet betalen?

Van mijn groepsverzekering  Van mijn collectieve hospitalisatieverzekering
1. Meld je aan in het KBC Business Dashboard 1. Meld je aan in het KBC Business Dashboard

 

 

2. Ga naar 'Verzekeren' > 'Documenten en bestanden'> Groepsverzekering > Vervaldagbericht.

 

Hier vind je per reglement het vervaldagbericht en het premieoverzicht.

 

Per reglement vind je een overzicht van de premies per werknemer en per waarborg, zowel voor huidige facturatieperiodes als voor correcties van vorige facturatieperiodes.

2. Ga naar 'Verzekeren' > 'Documenten en bestanden'> Hospitalisatieverzekering > Vervaldagbericht.

Hier vind je per reglement het vervaldagbericht en het premieoverzicht.

Waar vind ik de bedragen die ik nodig heb om mijn kwartaalaangifte te kunnen doen bij de RSZ?

1. Meld je aan in het KBC Business Dashboard
2. Ga naar 'Verzekeren'> 'Documenten en bestanden' > 'RSZ-overzicht'

Je vindt er een overzicht van de bedragen die je aan de RSZ moet aangeven per kwartaal en per jaar, in een handig CSV-bestand. Wil je graag via e-mail op de hoogte blijven van nieuwe documenten? Vul je e-mailadres in bij 'Verzekeren' > 'Documenten en bestanden > 'Beheer meldingen'.

Voor je groepsverzekering Voor je collectieve hospitalisatieverzekering

1.Meld je aan in het KBC Business Dashboard
2. Ga naar 'Verzekeren'> 'Documenten en bestanden' > Groepsverzekeringen> 'RSZ-overzicht'

Je vindt er een overzicht van de bedragen die je aan de RSZ moet aangeven per kwartaal en per jaar, in een handig CSV-bestand. Wil je graag via e-mail op de hoogte blijven van nieuwe documenten? Vul je e-mailadres in bij 'Verzekeren' > 'Documenten en bestanden > 'Beheer meldingen'.

 

Niet van toepassing  

   

Je groepsverzekering beheren

Hoe kan ik de nieuwe brutolonen van mijn werknemers ingeven?

Heb je een groepsverzekering waarbij de premie bepaald wordt in functie van het loon? Dan krijg je jaarlijks de vraag om de nieuwe lonen van de loonreferentiemaand in te geven.

Ga naar 'Ga naar 'Verzekeren' > 'Jaarlijks beheer lonen en bonussen'> klik op het polisnummer van je groepsverzekering > 'Registreren lonen' .

Hier kun je vanaf de loonreferentiemaand tot en met de eerste week van de maand voor de jaarlijkse aanpassingsdatum de nieuwe lonen ingeven.

Hoe geef ik het loon door van een werknemer die deeltijds werkt?

In dat geval registreer je het voltijdse loon waar die werknemer recht op zou hebben. De premie voor de groepsverzekering wordt namelijk berekend op basis van het voltijdse loon, vermenigvuldigd met de tewerkstellingsgraad.

Hoe sluit ik een nieuwe werknemer aan?

  1. Meld je aan in het KBC Business Dashboard
  2. Ga naar 'Verzekeren' > 'Beheer werknemers' > '+ Nieuwe werknemer'
  3. Vul de gevraagde info in
  4. Duid de polis(sen) aan waarbij je je werknemer wilt aansluiten
  5. Check nog even of je alle gegevens correct hebt ingevuld en klik dan op ‘opslaan’.

Hoe geef ik het vertrek van een werknemer door?

  1. Meld je aan in het KBC Business Dashboard
  2. Ga naar 'Verzekeren' > 'Beheer Werknemers'
  3. Klik op de naam van de medewerker
  4. Tik op de tegel 'Uitdiensttreding'
  5. Vul alle gegevens in en klik op ‘Opslaan’
     

Hoe geef ik het overlijden van een werknemer door?

  1. Meld je aan in het KBC Business Dashboard
  2. Ga naar ‘Verzekeren’ > ‘Beheer Werknemers’
  3. Klik op de naam van de werknemer
  4. Tik op ‘Overlijden’ en vul alle gegevens in 
  5. Klik op ‘Opslaan’

Hoe geef ik adreswijzigingen door?

1. Meld je aan in het KBC Business Dashboard
2. Ga naar Verzekeren > ‘Beheer werknemers’
3. Zoek de werknemer op en klik op zijn naam
4. Klik op de tegel ‘Wijzigen persoonlijke gegevens’ en vul de adresgegevens in
5. Klik op 'Opslaan'
 

 

Hoe geef ik een huwelijk of een scheiding van een werknemer door?

Voorlopig kun je dat nog niet in het KBC Business Dashboard regelen. Je mag deze wijzigingen per e-mail bezorgen aan je KBC-tussenpersoon of aan het team dat je groepsverzekering beheert. We houden je op de hoogte van zodra deze functionaliteit beschikbaar is in het Business Dashboard.

Wat doe ik als een werknemer met pensioen gaat?

Voor je groepsverzekering Voor je collectieve hospitalisatieverzekering
Daarvoor hoef je niets te doen. De overheid brengt ons zelf op de hoogte. Opgelet: verandert je werknemer naar het stelsel van werkloosheid met bedrijfstoeslag (het vroegere voltijds brugpensioen)? Dan moet je ons wel op de hoogte brengen. Ga naar 'Verzekeren' > 'Beheer werknemers’ > 'Uitdiensttreding'.
Wijzigingen van je werknemers in de collectieve hospitalisatieverzekering geef je door in het KBC Business Dashboard door een bestand personeelswijzigingen te uploaden.

1. Meld je aan in het KBC Business Dashboard
2. Ga naar Verzekeren> Documenten en bestanden > Hospitalisatieverzekering > Personeelswijzigingen
3. Download met de gelijknamige knop een template personeelswijzigingen
4. Vul deze template aan met de wijzigingen van je werknemers. Upload daarna je bestand.
 

Andere acties om groepsverzekeringen te beheren

Hoe kan ik de brutolonen van mijn werknemers ingeven?

Heb je een groepsverzekering waarbij de premie bepaald wordt in functie van het loon? Dan krijg je jaarlijks de vraag om de nieuwe lonen van de loonreferentiemaand in te geven.
Ga naar 'Ga naar 'Verzekeren' > 'Jaarlijks beheer lonen en bonussen'> 'Registreren lonen' en selecteer het polisnummer waarvoor je de lonen wilt registreren.
Hier kun je vanaf de loonreferentiemaand tot en met de eerste week van de maand voor de jaarlijkse aanpassingsdatum de nieuwe lonen ingeven.

Hoe geef ik het loon door van een werknemer die deeltijds werkt?

In dat geval registreer je in de toepassing Jaarlijks beheer lonen en bonussen > online lonen registreren, het voltijdse loon waar die persoon recht op zou hebben. De premie voor de groepsverzekering wordt berekend op basis van het voltijdse loon, vermenigvuldigd met de tewerkstellingsgraad.

Hoe kan ik een wijziging aan de tewerkstellingsgraad van een werknemer doorgeven?

1. Meld je aan in het KBC Business Dashboard
2. Ga naar Verzekeren > ‘Beheer werknemers’
3. Zoek de werknemer op en klik op de naam
4. Klik op ‘Wijzigen tewerkstellingsgraad’ en geef de reden op
5. Klik op 'Opslaan'
Gaat het over een werknemer die na een lange periode van ziekte of afwezigheid deels terug aan de slag gaat tijdens een periode van arbeidsongeschiktheid? Klik dan op de tegel ‘Wijzigen arbeidsongeschiktheid’.

Onder ‘Geschiedenis/toekomst’ bekijk je de tewerkstellingsgraad uit het verleden van de betrokken persoon of de geplande tewerkstelling voor de komende 3 maanden.

Hoe geef ik de arbeidsongeschiktheid van een werknemer door? Hoe wijzig ik de status van zijn arbeidsongeschiktheid?

  1. Meld je aan op het KBC Business Dashboard
  2. Ga naar 'Verzekeren' > ‘Beheer werknemers’
  3. Zoek de werknemer op en klik op zijn naam
  4. Klik op de tegel ‘Melding arbeidsongeschiktheid’ of ‘Wijziging of einde arbeidsongeschiktheid’ en vul de gegevens in
  5. Klik op 'Opslaan'

Let op: zit er in je groepsverzekering een aanvullende verzekering voor arbeidsongeschiktheid of premievrijstelling? Dan moet je werknemer het formulier ‘aangifte arbeidsongeschiktheid’ invullen en bezorgen aan KBC.

Waar vind ik het formulier ‘Aangifte arbeidsongeschiktheid’?

Bekijk het formulier hier. Je werknemer moet het volledig invullen en aan KBC bezorgen.
Je vindt het ook op het %%product.business.dashboard%% op hetzelfde scherm waar je ook de status van de arbeidsongeschiktheid van je werknemer aanpast.

Je collectieve hospitalisatieverzekering beheren

  • Om wijzigingen van je werknemers in de collectieve hospitalisatieverzekering in het KBC Business Dashboard door te geven, upload je een bestand personeelswijzigingen.
    1. Meld je aan in het KBC Business Dashboard
    2. Ga naar Verzekeren> Documenten en bestanden > Hospitalisatieverzekering > Personeelswijzigingen
    3. Met de gelijknamige knop download je hier een template personeelswijzigingen
    4. Nadat je deze template aanvulde met de wijzigingen van je werknemers, upload je je bestand weer.
  • Ook andere documenten bezorg je ons veilig met het het KBC Business Dashboard :
    1. Meld je aan in het KBC Business Dashboard
    2. Ga naar Verzekeren > Documenten en bestanden > Hospitalisatieverzekering > Andere
    3. Met de knop ‘Ander document of bestand uploaden’ bezorg je deze documenten of bestanden aan KBC :
    a. Aansluitingsformulier
    b. Wijzigingsformulier
    c. Attest andere verzekeraar
    d. Ander document
     

Algemene vragen over je groepsverzekering

Hoe krijg je toegang tot DB2P, de databank voor aanvullende pensioenen?

Je kunt de DB2P bekijken op de website van de sociale zekerheid.

Kom je er voor de eerste keer? Dan moet je je registreren. Bij vragen kun je terecht bij Eranova (het contactcenter van de sociale zekerheid) op 02 511 51 51, elke werkdag van 7 tot 20 uur.

Hoe en wanneer moet ik de individuele pensioentoezeggingen voor mijn werknemers doorgeven aan de FSMA?

Je bent verplicht om voor 31 maart door te geven aan de FSMA hoeveel individuele pensioentoezeggingen je toegekend hebt in het jaar ervoor. Dat doe je door het formulier ‘WAP-4’ in te vullen en op te sturen naar FSMA, Congresstraat 12-14, 1000 Brussel. Als je deze verplichting niet nakomt of als je de verkeerde gegevens doorgeeft, riskeer je een boete.

Waar vind ik een overzicht van het globaal financieringsniveau van mijn groepsverzekering?

Elk jaar krijg je van ons een overzicht. Zo weet je waar je aan toe bent en komt je niet voor verrassingen te staan. Als er een tekort is, zullen we dat daar vermelden.

Wat is de minimale rendementsgarantie?

Werknemers die via hun werkgever een groepsverzekering hebben, hebben recht op een rendementsgarantie. De wet verplicht werkgevers om met hun groepsverzekeringen een bepaald minimumrendement te halen. We proberen je hierin te ondersteunen door een aantrekkelijk globaal rendement aan te bieden.

Wat kan ik doen om tekorten op de minimale rendementsgarantie te vermijden?

Stipt en tijdig betalen is hierbij belangrijk. Een groepsverzekering is een looncomponent. Net zoals andere loonvormen moet de premie van de groepsverzekering op tijd betaald worden.

Concreet wil dit zeggen op de premievervaldag. Het is ook vanaf die vervaldag dat de minimumgarantie gerekend wordt.

Het is dan ook belangrijk dat je ons tijdig op de hoogte brengt van elke wijziging in tewerkstelling van de aangeslotenen, nieuwe aansluitingen en uitdiensttredingen.

Welke gevolgen heeft het eenheidsstatuut voor arbeiders en bedienden voor mijn groepsverzekering? Moet ik hier iets voor doen?

Vanaf 1 januari 2015 is het voor werkgevers verboden om arbeiders en bedienden verschillend te behandelen in groepsverzekeringen. Pensioenplannen gesloten na 1 januari 2015, mogen geen discriminaties bevatten. Bestaande discriminaties in oudere plannen moeten tegen 2025 geleidelijk weggewerkt worden.

Wie kan me helpen?

Je KBC-verzekeringsagent of KBC-tussenpersoon staat voor je klaar. Als er een verschil is tussen arbeiders en bedienden, helpen wij je graag bij het opstellen van een harmonisatietraject om de verschillen tegen januari 2025 weg te werken.

Vallen de premies die als ik werkgever stort voor de groepsverzekering van mijn werknemers ook onder de loonnorm?

Ja, werkgeversbijdragen voor een groepsverzekering of een collectieve hospitalisatieverzekering vallen onder de loonnorm.

De loonnorm bepaalt de maximale marge voor de loonkostenontwikkeling, bovenop de index en de baremieke verhogingen. Voor 2019-2020 bedraagt dit 1,1% van de bruto-loonmassa. Heb je hierover vragen? Contacteer het sociaal secretariaat van je onderneming.

Niet gevonden wat je zocht?

Je KBC-tussenpersoon helpt je graag verder.