Kan ik mijn klanten via domiciliëring (automatisch) laten betalen?

Maak gebruik van de Europese domiciliëring en laat de betalingen van je klanten automatisch verlopen. Zo verminder je niet alleen jouw administratieve taken, maar ook die van je klant.

Kan ik mijn klanten via domiciliëring (automatisch) laten betalen?

Maak gebruik van de Europese domiciliëring en laat de betalingen van je klanten automatisch verlopen. Zo verminder je niet alleen jouw administratieve taken, maar ook die van je klant.

Als ondernemer ben je vaak bezig met het bijhouden van onbetaalde facturen. Dan moet je je klanten eraan herinneren die openstaande facturen tijdig te vereffenen. Om dit extra werk of -door de klant- te laat betaalde facturen te vermijden, kun je je klanten laten betalen via de Europese domiciliëring. Zo gaat het te betalen bedrag automatisch van hun rekening en komt het tijdig bij jou terecht.

Automatisch betaald dankzij de Europese domiciliëring

Met de Europese domiciliëring kun je de inning van betalingen automatiseren. Dat is handig bij terugkerende betalingen van klanten (bijvoorbeeld maandelijks of driemaandelijks). Sinds 2014 maak je daarvoor gebruik van de Europese domiciliëring. Die Europese domiciliëring kun je afsluiten met klanten in binnen- en buitenland (binnen de SEPA-zone).

Starten met de Europese domicilëring: stappenplan

Om te starten met de Europese domiciliëring, moet je een aantal stappen volgen. Die worden bondig uitgelegd in het stappenplan ‘Starten met Europese domiciliëring’.

Opmaken van mandaten

mandaat tekenen

Zoals in het bovenstaand stappenplan omschreven wordt, dien je per betaalstroom éénmalig een mandaat afsluiten met de klant. Dat mandaat bevat het akkoord tussen jou en de klant om het verschuldigde bedrag telkens via Europese domiciliëring te innen.

Er bestaan twee soorten mandaten:

  • Mandaat Europese Domiciliering CORE: dit contract kun je gebruiken voor al je klanten-schuldenaars, zowel voor particulieren als voor ondernemingen. Bij dit mandaat heeft de klant de mogelijkheid om tot 8 weken na de inning de betaling te weigeren. Bekijk het voorbeeld mandaatcontract Europese Domiciliëring CORE.

Nadat het mandaat getekend is, geeft de klant jou de toestemming om het factuurbedrag automatisch naar je rekening over te laten schrijven. De klant hoeft het bedrag dus niet meer manueel aan jou over te schrijven. Nu kun je beginnen met het invoeren van de Europese domiciliëring.

Invoeren van de Europese domiciliëring

Je bank verwerkt de betalingen op jouw initiatief

verwerking inningsbestand

Het initiatief om betaald te worden ligt wel nog altijd bij jezelf (de schuldeiser). Je bezorgt je bank namelijk zelf een bestand (‘inningsbestand’ of ‘invorderingsbestand’) waarin je het vereiste bedrag en de gewenste datum van uitvoering vermeldt.

Op die gewenste datum int de bank het verschuldigde bedrag bij de klant en crediteert ze je zakelijke rekening met datzelfde bedrag. De betaling verloopt op die manier gemakkelijk, snel en zonder zorgen.

Het inningsbestand moet opgemaakt worden in XML. Als je dat doet met eigen software, biedt KBC je de mogelijkheid om de bestanden te testen. Zo weet je zeker dat je bestand door de bank gelezen kan worden. Gebruik daarvoor ook de XML-tester. Die tester gaat niet na of de inhoud van het bestand correct is.

Als je geen software hebt om bestanden in XML aan te maken, biedt KBC  je daarvoor een oplossing aan in KBC-Online for Business.

Wat als de Europese domiciliëring (inning) niet uitgevoerd werd?

Er zijn diverse redenen waarom een inning niet uitgevoerd kan worden. Het kan bijvoorbeeld zijn dat je klant niet voldoende geld op zijn rekening heeft of dat er een fout staat in het inningsbestand dat je aan je bank bezorgd hebt. Je ontvangt in dat geval als schuldeiser de reden van niet-uitvoering (ook wel ‘R-transactie’ genoemd) van je bank in de vorm van een ‘redencode’.

Heb je vragen bij bepaalde redenen tot niet-uitvoering? Is een bepaalde redencode niet helemaal duidelijk? Dan kun je meer informatie opvragen aan de hand van de volgende Excel-file (R-transacties Sepa Direct Debits (SDD)): Navraag onbetaalde Europese domiciliëringen.

Extra info

  • De Belgische wet op betalingsdiensten

Is deze pagina nuttig voor jou? Ja Neen

Blog: Fast betalen in fastfoodrestaurant Reballion

Blog: Fast betalen in fastfoodrestaurant Reballion

Klanten betalen met de Payconiq-app. Afrekenen in dit fastfoodrestaurant gaat daardoor nu nóg sneller.

Contant geld opnemen als ondernemer: 3 manieren

Contant geld opnemen als ondernemer: 3 manieren

Kaat Maertens

Kleingeld nodig voor je kassa, of briefjes voor een aankoop? Zo neem je als ondernemer cashgeld op.

Betalen met kaart blijft de meest gekozen betaaloptie

Betalen met kaart blijft de meest gekozen betaaloptie

Mobiele betalingen zie je overal opduiken. Betekent dat dan dat je kaartbetalingen niet meer moet aanbieden?

Hoeveel cash mag ik als ondernemer van een klant ontvangen?

Hoeveel cash mag ik als ondernemer van een klant ontvangen?

Paul Bruyndonckx

Als ondernemer geef je je klanten graag de mogelijkheid om op verschillende manieren te betalen. Met Bancontact, een overschrijving, Visa … Cash betalen hoort daar ongetwijfeld ook bij. Maar hoeveel cash mag je als ondernemer van een klant ontvangen?