Hoelang moet ik officiële documenten en administratie bijhouden?

Als onderneming moet je officiële documenten en administratie enkele jaren bijhouden om onderzoek en controle te vergemakkelijken.

Hoelang moet ik officiële documenten en administratie bijhouden?

Als onderneming moet je officiële documenten en administratie enkele jaren bijhouden om onderzoek en controle te vergemakkelijken.

De wet verplicht ondernemingen voor een bepaalde periode officiële documenten te archiveren en bij te houden.

Welke documenten houd ik bij en voor hoelang?

Wat verder lees je specifieke informatie, maar nu al even meegeven dat je best op veilig speelt. Dat wil zeggen: houd alle mogelijke officiële documenten bij en doe dat voor tien jaar. Voor elk type document onthouden hoelang je het moet bijhouden, is overbodige moeite. Er is maar één uitzondering waarbij het langer moet en dat zijn documenten in verband met onroerende goederen. Die houd je 15 jaar bij.

Toch willen we je de correcte uitleg niet ontnemen, dus geven we hier een overzicht:

  • Alle documenten en boeken die met de boekhouding te maken hebben, houd je 10 jaar bij. Interne boekhouddocumenten die niets met klanten te maken hebben, mag je al na 3 jaar vernietigen.
  • Btw-documenten houd je 7 jaar bij, geteld vanaf 1 januari volgend op het afsluiten van een boekjaar of 1 januari na het uitschrijven van de documenten.
  • Documenten over onroerende goederen houd je 15 jaar bij. Dat moet omdat het herzieningstijdperk voor de aftrek van de btw op vijftien jaar vastgelegd werd.
  • Documenten die nodig zijn om je belastbaar inkomen als ondernemer vast te stellen moet je 5 jaar bijhouden. Je begint daarvoor te tellen na afloop van het fiscale jaar. Alle documenten doorheen dat hele jaar houd je vanaf dan 5 jaar bij. Het is dus niet zo dat je per maand kunt rekenen.
  • Vennootschapsdocumenten, zoals notulen en verslagen, bewaar je ook vijf jaar.
  • Sociale documenten houd je allemaal 5 jaar bij. Maar er wordt binnen deze categorie nog een onderscheid gemaakt volgens documenttype. Sommige houd je 5 jaar bij na afloop van het boekjaar, bij andere kun je tellen vanaf het einde van de maand waarin het document werd opgesteld. Het gemakkelijkst is gewoon om alles samen te bewaren voor 5 jaar na afloop van het boekjaar.

Belangrijke uitzondering

Alle documenten die relevant zijn binnen bepaalde procedures moet je bijhouden tot na afloop van die procedure. Zo’n procedure kan een faillissement zijn of een gerechtelijk dossier.

Voorbeeld: Stel dat je slachtoffer bent van een fraudeur en de rechtszaak daarrond sleept enkele jaren aan, dan is het heel belangrijk dat je de relevante documenten blijft bijhouden.

Maak het jezelf gemakkelijk

Maak het jezelf niet te moeilijk: houd alles 10 jaar bij. Als ondernemer heb je geen tijd om om de zoveel maanden door je archief te gaan en te kijken wat je al mag vernietigen en wat nog niet. Verzamel alles overzichtelijk op één plek en laat het daar tien jaar liggen. Dan kom je later zeker niet in de problemen.
Let wel extra op bij documenten in verband met onroerende goederen. Die houd je 15 jaar bij!

Is deze pagina nuttig voor jou? Ja Neen

Wat zijn mijn rechten en plichten als ik een pand huur met een handelshuurovereenkomst?

Wat zijn mijn rechten en plichten als ik een pand huur met een handelshuurovereenkomst?

Ben je zelfstandig ondernemer? Dan heb je mogelijk nood aan een geschikte locatie. Je kunt meteen een pand kopen, maar huren is zeker en vast ook een optie. Als je een gebouw, pand, ruimte of locatie huurt voor je beroep, zijn er een aantal aandachtspunten waar je rekening mee moet houden.
Wat is de ideale locatie voor het pand van mijn onderneming?

Wat is de ideale locatie voor het pand van mijn onderneming?

Bart De Waele
Je wilt een bedrijf starten, je weet wat, maar je weet nog niet waar. De locatie is van onnoemelijk belang voor de slaagkansen van je onderneming. En er zijn heel wat factoren die helpen bepalen welk soort pand en vooral waar je dat het best zoekt. Ook de wetgeving en ruimtelijke ordening spelen daarbij een rol.
Waar vind ik sectorspecifieke wetgevingen terug?

Waar vind ik sectorspecifieke wetgevingen terug?

De ene sector is de andere niet. Zoek je specifieke wetgevingen en advies voor je sector? Gevonden! Je leest ook waarin sectoren vaak van elkaar verschillen.
Kan ik (een deel van) het pand dat ik als ondernemer huur, onderverhuren?

Kan ik (een deel van) het pand dat ik als ondernemer huur, onderverhuren?

Huur je een gebouw, pand, ruimte of locatie voor je professionele activiteit en wil je (een deel hiervan) onderverhuren? Hoe dat in zijn werk gaat, leggen we graag even voor je uit.