Welke documenten zijn er nodig voor de douane?

Blijf op de hoogte van welke documenten je nodig hebt bij import en export van goederen.

Welke documenten zijn er nodig voor de douane?

Blijf op de hoogte van welke documenten je nodig hebt bij import en export van goederen.

Bij import en export van goederen komen heel wat regels en wetten kijken. Binnen de EU valt dat goed mee, maar zodra je daarbuiten handel drijft, wordt het ingewikkelder. Het is dus belangrijk om op de hoogte te zijn en vooral om de juiste documenten te vinden, ingevuld te krijgen en mee te leveren.

Douaneprocedures

Internationaal ondernemen

Douaneprocedures in de internationale handel bestaan uit twee fases: inklaren van goederen en uitklaren van goederen. Daarna kunnen ze ook effectief fysiek in- of uitgevoerd worden.

Deze procedures staan volledig los van elkaar, hoewel het over dezelfde goederen gaat en er vaak ook dezelfde documenten voor gebruikt worden.

Elk land en elke douane-unie beslist zelf over de douanewetgeving en specifieke regels. Welke documenten er nodig zijn om je goederen in- of uitgeklaard te krijgen bij de douane is afhankelijk van het product én van het land.

Om te weten onder welke regels een product valt, werkt men met een goederencode. Dat is de specifieke code voor de douane die de basis vormt voor het opzoeken van alle informatie over douanereglementering en -formaliteiten, invoerrechten of bepaalde procedures. De goederencode bepaalt:

  • Welke btw je moet betalen.
  • Welke invoerrechten je op het product moet betalen.
  • Of er bepaalde vergunningen en documenten nodig zijn bij de invoer. 

Dat zijn allemaal elementen die mee de totale kostprijs van je producten bepalen. Het is belangrijk om de volledige berekening te maken, want je moet natuurlijk zeker zijn dat je nog voldoende winst overhoudt.

TIP: zodra je beschikt over de goederencode en het land van bestemming kun je vlot de juiste documenten vinden in de Market Access Database. Onder de rubriek „procedures en formaliteiten” vul je de code van je product in en het land van bestemming. Je kunt ook het E-book „Snel (op) weg naar het juiste exportdocument” aankopen. Dat document werd opgesteld door UNIZO Internationaal. 

De meest voorkomende documenten

Internationaal ondernemen

Hoewel de productcode en het land van bestemming bepalen welke documenten je nodig hebt, kunnen we toch een beperkte lijst geven van documenten die bij het grootste deel van de producten nodig zijn.

Oorsprong van goederen
Zowel voor de overheid als voor jou als ondernemer is het belangrijk de oorsprong van goederen te kennen. Er zijn heel wat landen waarmee de EU een handelsovereenkomst heeft, waardoor de invoerrechten gunstiger uitvallen. Men noemt dat „preferentiële oorsprong”.

Certificaat van oorsprong
Als je wilt exporteren, heb je zo’n certificaat nodig. Ondernemersloketten kunnen je daarbij helpen. Let wel: voor diamanten bestaan er aparte documenten.

EUR-1
Dit is het document dat je meelevert wanneer je importeert naar of exporteert vanuit landen waarmee de EU een onderling handelsakkoord heeft. Je krijgt dan een verlaging of vrijstelling van de invoerrechten.

Factuurverklaring
In sommige gevallen moet er op de handelsfactuur een oorsprongsverklaring staan. De voorgeschreven teksten daarvoor werden vastgelegd in de preferentiële handelsakkoorden.

Leveranciersverklaring
De leverancier die de goederen levert aan een afnemer in de EU maakt deze verklaring op. Ze dient als bewijsstuk bij het opmaken van de EUR-1 om de oorsprong van het product aan te tonen.

ATR-certificaat
Dit certificaat heb je alleen nodig bij handelsverkeer tussen de EU en Turkije.

FORM-A
Ook met een aantal ontwikkelingslanden heeft de EU preferentiële handelsakkoorden. Het FORM-A (volledige naam: „Certificate of Origin FORM-A”) bewijst de preferentiële oorsprong, waardoor men in aanmerking komt voor voordelige tarieven.

ATA-carnet
Dit dient voor de tijdelijke invoer van artikelen, waardoor je geen invoerrechten of borg betalen moet betalen.

Inspectiecertificaat
Dit certificaat bevestigt dat de goederen in overeenstemming zijn met de gegevens die vermeld staan op de documenten. Inspectiecertificaten worden uitgereikt door gespecialiseerde organisaties waarvan sommige erkend zijn door internationale controlemaatschappijen.

Gewichtscertificaat
Hierop staat duidelijk het bruto- en nettogewicht van de producten vermeld.

Gezondheidscertificaat
Dit certificaat bevestigt dat de producten niet schadelijk zijn voor de gezondheid.

Carnet-TIR
Dit is een internationaal document voor het vervoer van goederen naar of vanuit derdewereldlanden.

VISA en legalisaties
Dit zijn vaak geen wettelijk verplichte documenten, maar sommige internationale klanten eisen dat paklijsten, facturen of andere documenten geviseerd worden.

Is deze pagina nuttig voor jou? Ja Neen

Importeren en exporteren, hoe begin ik eraan?

Importeren en exporteren, hoe begin ik eraan?

Annemarie Van de Walle

Sinds de eenmaking van de Europese Unie en het openen van de grenzen is binnen de EU importeren en exporteren relatief eenvoudig geworden. Buiten de EU is het vanwege de btw en de invoerregels wat moeilijker.

Hoe vermijd ik risico’s bij internationaal ondernemen?

Hoe vermijd ik risico’s bij internationaal ondernemen?

Het buitenland biedt ondernemers vaak heel wat mogelijkheden om zaken te doen. Een andere markt, een nieuwe uitdaging! België behoort tot de EU, waardoor zaken doen met andere Europese landen vrij gemakkelijk is. Toch is enige waakzaamheid geboden. Er loeren heel wat risico’s om de hoek. Aan- en verkoopvoorwaarden en bankgaranties helpen die risico’s de wereld uit. We geven je een kort overzicht van de verschillende mogelijkheden om je te beschermen.

Wat is SEPA? Uniform betalen en betalingen ontvangen

Wat is SEPA? Uniform betalen en betalingen ontvangen

Alle transacties (via kaart, overschrijving of domiciliëring) binnen de SEPA-zone verlopen uniform. Ontdek wat dat inhoudt voor jou als ondernemer.

Hoe zit de internationale btw-regeling in elkaar?

Hoe zit de internationale btw-regeling in elkaar?

Kristof Willekens

We kunnen je hier een indicatie geven van hoe het btw-systeem werkt als je buiten de landsgrenzen actief bent, maar sowieso ga je daar het best eens over praten met een boekhouder die er ervaring mee heeft. Het zit namelijk vrij complex in elkaar.